Dann hat es unsere Verwaltung die letzten 10 Jahre falsch gemacht.

1. Den Überschuss uns immer ausgezahlt
2. Die Tankkosten für das Öl zwar überwiesen, aber in den NK nicht umgelegt

Wir haben das Layout der Abrechnung einfach kopiert.

Aufgefallen ist es jetzt erst, weil die Verwaltung die Rücklagen die letzten Jahre auf dem Papier hochgerechnet hat (jedes Jahr +2400€), aber wir jetzt Kontozugriff haben und festellen, dass statt er 10.000€ Rücklage nur eine Summe von 6000€ inkl. der NK-Vorauszahlungen enthalten sind. (Beispielzahlen!)

Die theoretische hochrechnung der letzten Jahre passte (inkl. auch Entnahme für Reparaturen), aber der tatsächiche Wert auf dem Misch-Girokonto passt nicht.

Also gingen wir auf Fehlersuche (da wir auch die Abrechnungsvorlage übernommen haben und uns daran halten).

ganz am Anfang hattest Du gesagt es sind 2 Parteien - also kein 20Familienhaus - da ist Euch das in all den Jahren nie aufgefallen?

Was ist das für eine merkwürdige Abrechnungsfirma der das auch nicht auffällt?

Ihr habt Euch nie gewundert das ihr quasi umsonst geheizt habt?

Mich und sicher viele ANdere würde ja zugegeben mal so eine Abrechnung interessiere, magst die mal hier einstellen?
Kannst ja Namen usw raus machen

Wenn die Firma Müller die Heizöl Rechnungen berücksichtigt, müsste das in den Heizkosten ja drin sein. Dann wäre das mit der Rückerstattung noch nicht die Erklärung.

Ich bleib dabei, stell mal bitte so eine Heizkostenabrechnung der Fa. Müller ein.

In dem Bild das unter "Abrechnung" verlinkt ist, stehen doch oben 1.900 € + 1.500 € als "Heizung". Sind da nicht die Ölkosten mit drin? (Hat schon jemand gefragt glaub ich, aber ich kapiers nicht)

Mein Verständnis von dem ganzen ist so - korrigiert mich wenn ich falsch liege.
Ihr kriegt das was ihr pro jahr an Nebenkosten zu viel eingezahlt habt, wieder zurück.
Vermutlich (!) sind da nur die Ölkosten mit drin, die ihr letztes Jahr verbraucht habt. Ist ja schließlich die Abrechnung für letztes Jahr.
Das heißt in der Abrechnung ist zum einen das Öl das ab 2025 noch im Tank war nicht mehr enthalten und zum zweiten das in diesem Jahr neu gekaufte Öl natürlich auch noch nicht.
Aber bezahlt wurde das trotzdem schon und fehlt deswegen jetzt schon auf dem Konto. Ihr zahlt das dieses Jahr wieder stückchenweise ein und kriegt nächstes Jahr wieder das zurück was ihr zuviel eingezahlt habt.
Ihr müsst also das Öl das nach 2024 im Tank ist auch schon als Kapital ansehen. Der Wert ist nicht mehr auf dem Konto, sondern im Tank.
Kann das so hinkommen?


Jetzt aber das größte Fragezeichen bei mir. Die Rücklagen sehe ich in dem Bild nirgends, die müssten alle noch da sein, natürlich außer es wurden schon Rücklagen für irgendwas verwendet.
Schaut euch das Konto an, alles was da passiert ist. Teilt es auf in Einzahlungen und Ausgaben, sowie ob das jeweils zu den Nebenkosten oder Rücklagen gehört. Dann habt ihr einen Überblick, wo wirklich was fehlt.

Gerne stelle ich euch unsere Abrechnung (Wohnung 1) zur Verfügung.

Wie schon gesagt:
- alle normalen Kosten sind 50/50
- nur die Messwärme RE ist individuell, da jede Partei Wasserzähler und Heizkostenverteiler hat

- Die Ölkosten (tanken) findet sich auf der Messwärmeabrechnung (getankt 3059L bzw. für 3272,55€). Diese Tankkosten führte unsere Verwaltung nie auf der Abrechnung auf, sondern nur die Abrechnungskosten von Messwärme.

Als NK Vorauszahlung haben wir geleistet: 230€ monatlich
Als IH-Rücklage haben wir geleistet: 60€ monatlich
macht 3480€ Gesamtzahlung von uns.

Bitte die Anlagen mal in Ruhe ansehen und den Fehler finden.

DANKE !

Abrechnung Seite 1
Abrechnung Seite 2
Messwärme 1
Messwärme 2

Der Gedanke, dass das "Restgeld" nicht weg ist, sondern in unseren Öltanks "schwimmt", ist interessant und evtl. richtig.

Ich lese aber immer wieder, dass wir die Ölrechnung umlegen müssen -> "Ihr heizt umsonst".

Ich verstehe ich aber nicht, warum ich das jährliche Öl umlegen muss (sagen wir 1500€ geteilt durch 2 = 750€ pro Jahr), also uns das Öl ja bereits gehört und ich dann noch eine gesonderte Messwärme Abrechnung bekomme, wo das gleiche Öl erneut (nach Verbrauch) an mich belastet wird. Ich kaufe es also doppelt und das jedes Jahr.
Müsste man nicht den eigenen Anteil (750€), den ich bereits gezahlt habe "irgendwie" bei der Messwärme Ermittlung berücksichtigen?

Habe ich hier einen Denkfehler?

Ich habe es mir in Ruhe angesehen - behaupte die Abrechnung ist so erst mal richtig:

Ihr zahlt jeden Monat 60€ Erhaltungsrückstellung, das ist Euer Guthaben für evtl. Reparaturen usw

In 10 Jahren wären somit 10 x 12 x 2 x 60€ = 14.400€ auf dem Konto

Ihr habt am 16.03.2022 für € 3272 Öl gekauft, von diesem Guthaben bezahlt

Ihr habt aber in 2022 für beide Haushälften nur 776€ an Öl gebraucht

Es fehlen jetzt 3272€ in der Kasse, aber es fließen nur 776€ nach

Aber: Ihr könnt ja nicht jedes Jahr 3059l tanken, nur 1269l verbrauchen
Ihr werdet also in 2023 und 2024 nicht getankt haben, aber trotzdem den Ölverbrauch aufs Konto einbezahlt haben - somit geht das Konto wieder auf den Sollstand

Ihr nehmt also vom Reparaturkostenkonto quasi einen Kredit, bezahlt damit das Öl für die nächsten 3 Jahre, zahlt es dann Jahr für Jahr ab

Das Öl gehört erst mal nicht Euch sondern diesem Haushaltskonto, es hat ja keiner von Euch direkt bezahlt

Wie habt ihr das bei Einzug / der ersten Heizölbestellung gemacht? Ging das Konto dann ins Minus? oder hat jeder 1500€ "Startkapital" eingebracht?


Kleine Anmerkung noch:

Ihr verbraucht für 2 Häuser 776€ an Öl im Jahr, leistet Euch dafür eine Abrechnungsfirma die pro Jahr über 1000€ kostet - finde den Widerspruch?

Wie kommst du auf über 1000€?

wie ich auf über 1000€ komme?

Verwaltungsgebühren 631€
Abrechnungsservice 181€
Gerätemiete HKV 49€
Gerätemiete WWZ 16€
Gerätemiete KWZ 36€
Ermittlung Werte KWZ 33€

ok, ich habe mich verrechnet, die Bankgebühren - 71€ - darf man hier nicht ansetzen
sind dann nur ca. 950€

DIe 49€ für Miete HKV sind zu billig - da kommt sicher bald eine Erhöhung

Christian, vor ner Woche waren es noch 100 Euro Instandhaltungsrücklage.
Vielleicht solltet ihr dabei mal ansetzen.

Diese Jahresabrechnung ist m.E. die reinste Stümperei.
Die 720€ IHR tauchen zweimal auf und heben sich letztlich auf. Was völlig fehlt ist eine Bilanzierung des IHR incl. des IHR-Unterkontostands.

So könnte das alternativ aussehen:


Der Anregung von KR0815 schließe ich mich an: warum bezahlt Ihr so viel Geld für so eine schlechte Leistung?
Macht es selbst! Und feiert von den eingesparten Hundertern eine anständige Gartenparty!

Ach ja, eines noch. KR0815 hat in so fern recht, dass es eine Grenze bei der Sinnhaftigkeit diese Abrechnungen gibt, diese liegt laut Gerichten bei 15%.
Bei den Heizkosten hier, wäre eine pauschale Abrechnung für beide billiger.

Die Verwaltungsgebühr sind aber nicht für die Heizkostenabrechnung sondern für die Hausverwaltung. Die gibt es ja nicht mehr so wie ich das verstanden habe, das machen sie jetzt selbst. Und selbst als es sie noch gab war das nicht Heizkostenabrechnung.

Ja, wir tanken nicht jedes Jahr für 3200€. Das war eine Großbestellung, weil unsere 4000L Tanks leer waren.
Wir tanken nun jährlich für ca. 1500-1600€.

Die Egentümergemeinschaft besteht seit 30 Jahren. Wir wohnen seit gut 9 Jahren dort, die andere Partei seit 3 Jahren.
Es gab immer ein Wechsel der Parteien, bzw. auch der Verwaltung.
Ob jemand mal "Startkapital" eingebracht hat, weiß ich nicht.

Die damaligen (2022) 60€ IHR haben wir 2024 auf 100€ erhöht. (Daher theoretisch nun 2400€/Jahr).

Die Verwaltung ist "weg", daher sparen wir nun ~600€ im Jahr.
Die Verwaltung hat noch mehr Unterlagen, wie Wirtschaftsplan, Abrechnungsspitze, Bescheinigung fürs Finanzamt (Schornsteinfeger) .... Das habe ich aber alles nicht eingestellt, sondern nur die relevanten.

Die Kosten der Abrechnung (Messwärme) sind die 180€ HKA und die Gerätemiete. Das zahlen wir gerne. Ohne Messwärme, bzw. einer sauberen Abrechnung gäbe es Mord und Totschlag. Weil wir auch unterschiedliche Personenanzahl etc. sind.

Zum Abschluss: (bitte korrigieren, wenn falsch!):
Wir müssen die jährlichen Tankkosten (ca. 1500€) auf unsere NK umlegen (geteilt durch 2, also jeder bekommt den Posten 750€ Öltankkosten gemäß Rechnung des Öllieferanten). Denn sonst würden wir die Tankrechnung zwar bezahlen aber nehmen dies als zinslosen Kredit von unseren Rücklagen.
Und das wichtigste aus dem Betreff des Threads:
Wenn wir die Kosten nicht umlegen, dann wächst die IHR nicht um die geplanten 2400€, sondern nur um 900€ (2400€ minus 1500€ Tankkosten).
Wir haben dann in 10 Jahren nicht 24.000€, sondern nur 9.000€ angespart.
Unsere Rücklage steigt zwar stetig aber nicht in der Höhe wie theoretisch geplant.
Richtig?

Nein, falsch

ich glaube Dich verwirrt das ihr im Jahr 2022 nur für ca. 760€ Öl verbraucht habt
Evtl. ein Ablesefehler am Jahresende?

Wenn ihr die 1500€ Tankkosten auf beide Parteien umlegen würdet hättet ihr ja doppelt bezahlt

Wenn ihr jetzt keine Verwaltung mehr habt, müssen euch doch die entsprechenden Konten übergeben worden sein.
Und wenn ihr jetzt ein Unterkonto einrichtet und dort jeder monatlich die 100 Euro einzahlt, ist das da auch drauf. Abzüglich irgendwelcher Kontogebühren, falls vorhanden.
Ihr solltet vorher auch jeder 720 Euro im Jahr gezahlt haben, das sollte auf dem Konto der Verwalttung zu finden sein, ausgewiesen haben sie es jaedenfalls.
Und dann habt ihr euer Konto für die Betriebskosten, da sollte irgendwie immer eine Tankfüllung drauf sein und bis zum nächsten Tanken auch wieder drauf sein.
Als Beispiel 2.000 €. Davon werden die laufenden Betriebskosten beglichen. Rest nach Abrechnung nachzahlen oder zurückzahlen.

Nein - falsch.Schau Dir mein Abrechnungsbeispiel an.
In dem Jahr habt Ihr Euch über 2000€ aus den Betriebskostenvorauszahlungen zurück gezahlt. Das hätte locker für einen vollen Öltank gereicht - mit entsprechend kleinerer Rückzahlung.

Die Instandhaltungsrücklage ist davon unberührt!
Diese ISR ist nicht Teil der Rückzahlungsberechnung!
Böse ausgedrückt, sieht es wohl so aus, als ob sie dort verrechnet wird, das stimmt aber nicht. Wer will, kann versuchen, sie verschwinden zu lassen in der Hoffnung, dass es nicht auffällt.

Euer Konto müsste also in dem betreffenden Jahr immer noch zusätzliche 1440€ im Plus sein!

Die für mich bisher ungeklärte Frage ist:

- ist Euer Konto entsprechend im Plus?
- wo ist die Abrechnung des Instandhaltungs-"Unter"-Kontos?

Wenn dieses Konto nicht adäquat im Plus ist, hat Euch jemand beklaut.

(Was -nimm es mir bitte nicht übel- offenbar ganz einfach wäre, weil beide Eigentümerparteien offenbar diese relativ simple Grundrechenarten-Abrechnung nicht verstanden haben; vielleicht ist auch deswegen diese Eure Abrechnung begrifflich und rechnerisch so unnötig verschwurbelt und unvollständig.)

nein, es wird gegenüber dem Vorjahr weniger Guthaben haben


Es wurde eine rel. große Menge Heizöl von diesem Gemeinschaftskonto eingekauft - das zahlt sich jetzt erst die folgenden 2-3 Jahre ab - halt so lange bis das Öl verbraucht ist

Ich verstehe ja zugegeben nicht was an der Rechnung so schwer zu verstehen ist
Und es beunruhigt mich zu sehen das sowas wohl von einem Großteil der Bevölkerung nicht verstanden wird

Da hast Du Recht.
Das ist allerdings nicht "Aufgabe" eine ISR.
Der TE könnte in Zukunft einen entsprechenden Posten beim Betriebskostenkonto einführen (z.B. als Posten "Öleinkaufsreserve" bzw. "Wert des Ölvorrats"), was dann den jährlichen Rückzahlungsbetrag mindern würde. Oder es etwas inkorrekt bei der Bilanzierung der ISR berücksichtigen.

Diese Bilanz der ISR fehlt bisher jedoch völlig, war aber eigentlich Thema dieses Threads:
"Rücklage durch öltanken aufgebra(u)cht?"

Mit Einzug bekamen wir eine Abrechnung wo (sinngemäß) drin steht:
3000€ IHR, geteilt durch 2 Parteien = 1500€ IHR pro Wohnung.

Dann 1 Jahr später: 4440 (3000 + 1440 [60€ x 2 x12])
...
...
Irgendwann wurde das Konto platt gemacht, weil wir eine neue Heizung benötigten.
Also eine Entnahme. Das passte auch auf dem Papier.
Nun Zahlen wir seit einigen Jahren wieder ein (inzwischen 100€) und hätten laut letzter Verwalterabrechnung ca. 7500€ (Zahlen habe ich nicht exakt im Kopf) an Rücklage haben müssen.

Nun hat die Verwaltung ihre 300 Objekte aufgegeben, bzw. beschränkt sich nur noch auf Mietobjekte anstatt WEG/Häuser.

Also bekamen wir (zum erstmal) selbst den Online Banking Zugriff, anstatt einer Papierabrechnung und sehen: Es sind inkl. Vorauszahlungen und Abbuchungen (Stadt Wasser ...) nur ca. 5900€ drauf.

Wir sind die Belege durch gegangen und fanden den Fehler nicht. Das einzige was es sein kann und wird, ist das wir Öl tanken und dies (für den Moment) unser Mischkonto Geldmäßig "drücken".

Ich wäre mal für eine Lösung dankbar, wie es bspw. andere ETG handhaben, anstatt immer zu sagen: Das ist falsch, jenes ist falsch

Ist eine Einmalzahlung von bspw. 1500€ die Lösung? Ist die Lösung jedes Jahr einzuzahlen? Ist die Lösung das Öl privat ohne über das Hauskonto zu zahlen?

Ein zweites Konto (nur mit Rücklagen) ändert ja nichts. Irgendeine Zahlung, sei es jährlich oder einmalig müssen wir doch anpassen!?

Ihr habt ein "Geschäftskonto", über das zahlungsbewegungsmäßig zwei Konten abgewickelt werden.

1) Betriebskosten (BK)
2) Instandhaltungskosten (IK)

Nehmen wir 'mal an, dass darüber nur die BK abgewickelt würden und das Konto zum Jahresstart auf Null wäre.
Würdet Ihr jetzt gleich im Januar Öl kaufen müssen, wäre das Konto nicht gedeckt. Beide Parteien würden jetzt eine Sonderzahlung auf das Konto geben, damit das Öl bezahlt werden kann. Entweder verrechnet man das mit zukünftigen Abschlägen oder lässt es als Puffer auf dem Konto.
Im Laufe des Jahres kommen die monatlichen Abschlagzahlungen hinzu.
Nach der Jahresabrechnung, die kostenmäßig nur den verbrauchten Teil des Öls berücksichtigt, addiert man alle Vorauszahlungen (incl. der Sonderzahlung) und zahlt sich entweder die gesamte Differenz aus oder entscheidet sich einfach, einen Puffer von z.B. 3000€ für die nächste Ölrechnung immer auf dem Konto zu belassen oder ggf. wieder eine Zwischenzahlung vorzunehmen, wenn Öl gekauft werden muss.

Wenn über das Konto nur die IK abgewickelt würden, wäre die Bilanzierung noch einfacher, da Zuflusss (die monatlichen Zahlungen) und Abfluss (diverse Rechnungen) etwas übersichtlicher sind.

Da nun beide Konten (BK und IK) über ein Bankkonto zahlungsmäßig abgewickelt werden, würde ich es so halten, dass ihr je eine Buchführung (Rechnungsbuch, Tabellenkalkulation, ...) für die beiden Konten einführt, die Summe beider Kontostände entspricht dann aktuell immer dem Kontostand des Bankkontos.

Nein, keine Zahlung anpassen, der Zufluss alleine über die BK-Vorausszahlungen reicht ja aus.
Ich würde die Variante mit dem 3000€-Puffer auf dem BK-Unterkonto wählen, was eigentlich nur bedeutet, dass Ihr Euch bei der nächsten Abrechnung nichts auszahlt.

Ich würde mir das erstmal ganz einfach machen.

Wenn die Verwaltung euch 7500€ ausgewiesen hat, das Konto aber weniger enthält, dann würde ich die Verwaltung mit Fristsetzung auffordern den Fehlbetrag zu überweisen.

Sollen die doch beweisen, dass nichts fehlt.

warum lasst ihr es nicht so wie es jetzt ist, passt doch so?

Der Denkfehler hier ist wohl:
Hättet Ihr neu gebaut, hättet ihr bei Einzug entweder den Öltank füllen müssen, dies selber bezahlen, oder jeder z.B. 1500€ auf deises Konto einbezahlen müssen

Die jetzige soll-ist-Differenz kommt sicher daher das ihr vor kurzem Öl gekauft habt

Hier sind doch mehrere „Denkfehler“. Ich versuche es mal, zu lösen.
Die hochgeladene Abrechnung ist von 2023 für 2022. Also alt. Die angegebenen 7500€ sind aktuell, also von 2025 evtl Stand 2024? Und davon sind nur 5500€ (wann? Heute oder zum 31.12.2024?) vorhanden? Aber wo hast du den zum Stichtag vorhandenen Restbestand Heizöl gelassen? Der ist/war doch da und bezahlt: per 31.12.22 im Wert von immerhin 3544€.
Nimm also den Kontostand vom 31.12.24 plus den Restbestand Heizöl in der HKA für 2024 und du hast euer „Vermögen“
Was tun für die Zukunft?
-Habt ihr überhaupt eine HV? Wenn nein, eine beauftragen
-Die Abrechnungen gleich prüfen
-Die Ölbestände exakt feststellen; das scheint mir gebastelt in eurer HKA