„Trotz der hohen Relevanz des Lagers für die Produktivität haben die meisten SHK-Betriebe die Notwendigkeit einer effizienten Struktur noch nicht erkannt“, sagt Dipl.-Ing. Doris Paulus, geschäftsführende Gesellschafterin der Paulus-Lager® GmbH. Als Projektleiterin hat sie den Materialfluss von mittlerweile mehr als 300 Firmen aus der SHK- und Holzbranche analysiert und auf Vordermann gebracht.
Lageroptimierung heißt, stets über den Materialbestand im Bilde zu sein.
Bild: Paulus-Lager GmbH Dipl.-Ing. Doris Paulus, geschäftsführende Gesellschafterin der Paulus-Lager GmbH
Bild: Paulus-Lager GmbH Materialkärtchen sorgen für Transparenz.
Bild: Paulus-Lager GmbH André Binroth, Geschäftsführer von Distelmaier Haustechnik, spart dank Paulus-Lager 45.000 Euro pro Jahr
Bild: Paulus-Lager GmbH „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine professionelle Lageroptimierung die Produktivität deutlich und dauerhaft verbessert“, berichtet Doris Paulus. Sie kommt selbst aus der Praxis: Bis 2004 hat sie den elterlichen Handwerksbetrieb weitergeführt und wechselte dann komplett in die Beratung. Durchschnittlich 6.500 Euro Mehrgewinn pro Werkstattmitarbeiter und Jahr seien realistisch. Das hat ihr jüngst eine wissenschaftliche Studie der Kölner Fachhochschule des Mittelstands bestätigt. Bei zehn Mann sind das 65.000 Euro per annum. „Um dieses Plus ohne Lageroptimierung einzufahren, müsste der Umsatz bei angenommenen vier Prozent Gewinn um 1,6 Millionen Euro steigen“, rechnet die Ingenieurin vor. (Die Studie wird gern auf Anfrage kostenlos zugeschickt: https://www.paulus-lager.de/anfrage/)
Einfach effektiv
So simpel das System von Paulus-Lager wirkt, die Effektivität überzeugt. Das sieht auch André Binroth, Geschäftsführer des Handwerksunternehmens Distelmaier Haustechnik GmbH in Hamburg, so. „Schon bevor ich Frau Paulus mit der Optimierung beauftragte, wusste ich, dass in unserem Lager unheimlich viel Geld schlummert“, berichtet er. „Wenn beispielsweise etwas falsch bestellt oder auf der Baustelle nicht verwendet wurde, wanderte es ins Lager, band Liquidität und vergammelte dort. Wir waren auch nie ganz sicher, ob ein Teil für ein laufendes Projekt reserviert oder frei verfügbar war.“ (Mehr dazu hier: https://www.paulus-lager.de/unsere-referenzen/haustechniker/)
Kostensparende Automatismen und eine dynamische Lagerhaltung
Es galt also erst einmal, gründlich auf- und umzuräumen. Doch das Paulus-Lager-System geht wesentlich weiter als „nur“ Ordnung zu schaffen. „Sonst würde erfahrungsgemäß nach kurzer Zeit wieder Chaos herrschen“, so Paulus. „Deshalb erfolgt die Umstellung in mehreren Schritten.“
Als Erstes wird die Ausgangslage analysiert, daraus ergeben sich der Handlungsbedarf und die Lösungsvorschläge für eine Vereinfachung und Standardisierung der Abläufe. Bevor diese umgesetzt werden, ist es nötig, eine Stammartikelliste zu erstellen, sprich eine Übersicht über all das Material, das im Lager immer verfügbar sein muss, damit reibungslos gearbeitet werden kann. Sie ist die Basis für das weitere Vorgehen.
Alle Prozesse rund um das Lager werden dann klar strukturiert, jeder Standardartikel erhält einen festen Platz. Dadurch entfallen zeit- und ressourcenraubende Suchaktionen.
Automatismen können greifen
Kleine Karten am Regal zeigen die minimale und maximale Stückzahl an. Nimmt jemand Artikel aus dem Fach, prüft derjenige gleich auch die Restmenge. Wenn das Minimum unterschritten ist, nimmt er das Kärtchen heraus und wirft es in eine dafür vorgesehene Box, die regelmäßig geleert wird. Der dafür zuständige Mitarbeiter gibt die Bestellung in Auftrag. Dafür werden einfach die Strichcodes auf den Artikelkärtchen eingescannt. Die Software erstellt dann automatisch das Formular – mit passender Stückzahl und dem richtigen Händler. Denn diese Informationen sind im System hinterlegt (Der gesamte Prozess wird in einem Video über die Firma Koch Wärmetechnik in Karben sehr schön veranschaulicht: https://youtu.be/eaSXsB0QC8U). Das Paulus-Lager setzt also sowohl auf eine statische Lagerhaltung als auch auf eine Synthese aus bedarfs- und verbrauchsgesteuerter Disposition. Dadurch sorgt es dafür, dass zwar ein breites Sortiment, aber zugleich ein möglichst niedriger Bestand vorhanden ist.
Auch für Kommissionsware, Resteverwertung, Warenannahme und -kontrolle, Retouren und Zuständigkeiten gibt es bei der Firma Distelmaier jetzt klare und einfach umzusetzende Regeln. „Wir haben immer das für jede Baustelle wirklich benötigte Material im Kommissionsregal. Unproduktive Fahrten zum Großhändler entfallen“, berichtet Binroth. „Nicht benötigte Ware kommt ins Rückholregal und wird von dort vom Großhändler ohne interne Arbeitsbelastung abgeholt.“
Alle ziehen an einem Strang
„Das A und O ist, dass die Mitarbeiter mitziehen“, betont er. „Es ist notwendig, dass sie die Abläufe einhalten, sonst funktioniert es nicht.“ Deshalb ist es wichtig, allen Beteiligten klar zu machen, warum das Thema für den ganzen Betrieb von Bedeutung ist. Doris Paulus unterstützte hier ebenfalls: Sie schulte alle Mitarbeiter zum neuen Lagerprinzip, während die Monteure ihr Lager unter ihrer Anleitung selbst neu organisierten. Jeder Monteur ist jetzt bei Distelmaier für die Ordnung und Sauberkeit eines bestimmten Lagerbereichs verantwortlich und hat einen Stellvertreter.
Bereits im ersten Jahr amortisiert
„Die Einführung war für uns, wenn man die intern geleisteten
Arbeitsstunden mit einrechnet, keine kleine Investition“, gibt Binroth offen zu. Je nach Betriebsart, -größe und vor allem Engagement schwankt der Zeitumfang für die Optimierung auf Paulus-Lager erfahrungsgemäß zwischen fünf und acht Monaten, damit die Projektarbeit neben dem Tagesgeschäft geschafft werden kann. Im Rahmen einer von ihm durchgeführten Nachkalkulation stellte Binroth jedoch fest, „dass wir mit dem Paulus-Lager jedes Jahr durch den Wegfall von unproduktiven Suchzeiten, Wegekosten und der höheren Produktivität 40.000 Euro Lohnkosten sparen. Im Büro sind es nochmals 5.000 Euro.“ Hinzu kommt der Liquiditätsvorteil, weil jetzt keine unnötig angeschafften Materialien mehr den finanziellen Spielraum einschränken. Das Rating bei der Bank habe sich auch wesentlich verbessert. „Damit hat sich das Paulus-Lager schon im ersten Jahr amortisiert“, freut sich Binroth. „Im Nachhinein bewerte ich die Steigerung meiner Arbeitsfreude und die meiner Mitarbeiter aber fast höher. Im Lager liegt kein Teil herum, nichts muss zeitaufwendig gesucht werden, alles funktioniert hervorragend und unsere Mitarbeiter setzen alles so um, wie mit Frau Paulus besprochen. Zeitvorgaben werden präzise eingehalten, was vorher nicht immer so war.“
Durch die gestiegene Produktivität und Kosteneinsparungen können zudem wettbewerbsfähigere Preise angeboten werden. „Die höhere Zuverlässigkeit bei der Ausführung ließ auch die Zufriedenheit bei den Kunden steigen“, berichtet Binroth. „Meine persönliche Lebensqualität verbesserte sich ebenfalls. Ich kann das Paulus-Lager jedem aus Überzeugung empfehlen.“
Mehr Informationen unter: www.paulus-lager.de