Der Werkzeugverwaltung kommt im Handwerk eine besondere Bedeutung zu. Mitarbeiter sind darauf angewiesen, dass ihre Arbeitsmittel verfügbar und einsatzbereit sind. Das Schweizer Software-Unternehmen Timly hat sich auf die flexible Verwaltung von Werkzeugen spezialisiert. Zahlreiche gut durchdachte Funktionen erleichtern Installateuren den alltäglichen Umgang mit dem wichtigen Equipment.
Mit Timly kann die Werkzeugverwaltung ganz einfach überall durchgeführt werden. Timlys Werkzeugverwaltung kann auf verschiedenen Devices genutzt werden Auf allen Endgeräten nutzbar - Timlys intutive Werkzeugverwaltung
Bilder: Timly
Werkzeugverwaltung: Handwerk hat besondere Anforderungen
Materialverwaltung und die Beschaffung sind anspruchsvoller geworden. Ressourcen werden knapper und teurer. Im handwerklichen Bereich kommen weitere Herausforderungen dazu: Wechselnde Arbeitsorte und von Schmutz sowie Witterungseinflüssen geprägte Arbeitsumgebungen sorgen für Probleme. Ebenso die Koordination von Wartungs- und Prüfterminen. Im Gegensatz zur eher statischen Verwendung von Assets in der Industrie bedarf ein solcher Termin hier der sorgfältigen Planung. Timly bietet eine ganzheitliche Werkzeugverwaltung mit integriertem Wartungskalender. Darin lassen sich die Arbeitsmittel sinnvoll erfassen. Es entsteht ein zentraler Ablageort für alle Informationen. Dies nicht nur im Büro, sondern von dort aus zugreifbar, wo mit den Daten gearbeitet werden muss.
Für Werkzeugverwaltung Software einsetzen – im Handwerk nahezu alternativlos
Der Arbeitsalltag im Handwerk ist dynamisch. Entsprechend flexibel muss eine digitale Werkzeugverwaltung sein. Ausgedruckte Listen oder Magnettafeln im Büro der Vorgesetzten erfüllen die Anforderungen schon lange nicht mehr. Idealerweise muss jederzeit festzustellen sein, wo sich ein Werkzeug befindet und in welchem Zustand es ist. Timly setzt folgerichtig einen Cloudspeicher ein. Die DSGVO-konforme Absicherung ist im Gesamtpaket enthalten, der Kunde benötigt nur internetfähige Endgeräte für die Nutzung. Zur Erfassung unterschiedlichster Assets stehen anpassbare Kategorien zur Verfügung. Darin lassen sich alle gewünschten Informationen hinterlegen, von Grunddaten, wie Hersteller und Typ, bis hin zu umfangreichen Datenblättern und Bedienungsanleitungen.
Jedes Arbeitsmittel erhält einen QR-Code, mit dem das angelegte Profil in der Folge aufrufbar ist. Standorte und persönliche Zuordnungen lassen sich genauso festhalten, wie eine feste Bindung der Werkzeugausstattung zu einem Kundendienstfahrzeug als Container-Objekt. Wartungs- und Prüftermine tragen Verantwortliche im Kalender eines Assets ein. Die Benachrichtigung über anstehende Termine erfolgt per E-Mail. Zu den weiteren Komfort-Features zählt das Tracking von hochwertigem Werkzeug mittels moderner IoT-Technik.
Die Werkzeugverwaltung-App als wichtigstes Arbeitsgerät
Eine Werkzeugverwaltung im Handwerk kann nur aktuell bleiben, wenn alle Mitarbeiter Zugriff darauf haben. Installateure sind vor Ort, auf der Baustelle oder beim Kunden tätig. Auch die mehrtägige Montagetätigkeit an auswärtigen Arbeitsorten gehört zum gewohnten Bild. Timly bietet daher eine für Smartphones und Tablets optimierte App an. Damit hat jeder berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit, das Profil eines ihm zugeordneten Arbeitsmittels aufzurufen. Hierfür muss er nur den QR-Code mit der Kamera des Smartphones oder Tablets einscannen.
Wichtige Informationen stehen permanent zur Verfügung. Der Zustand eines übernommenen Werkzeugs lässt sich einfach dokumentieren, etwa per Foto oder Video. Defekte werden direkt über die App gemeldet. Auch die Anforderung und Reservierung von Werkzeugen sind so möglich. Werden Arbeitsmittel als Verbrauchsgegenstände deklariert, kann der Mitarbeiter einen Mindestfüllstand definieren. Bei Unterschreitung erfolgt eine automatische Benachrichtigung von Verantwortlichen. Da Mitarbeiter zumeist ohnehin ein Smartphone bei sich haben, ist die Timly-App ein zeitgemäßes Werkzeug für den Informationsaustausch zur digitalisierten Werkzeugverwaltung.
Werkzeugverwaltung – Excel ist nicht mehr die beste Lösung
Excel-Tabellen gelten in vielen Unternehmen als die geeignete Lösung zur Verwaltung von Datenbeständen. In der Werkzeugverwaltung stößt die universelle Office-Software allerdings an ihre Grenzen. Sollen Objekte mit stark unterschiedlichen Eigenschaften erfasst werden, wird eine Excel-Tabelle unübersichtlich. Die sichere Einbindung in ein Netzwerk und die praktische Nutzung durch mehrere Mitarbeiter zur gleichen Zeit sorgen häufig für Probleme. Eine Bedienung über mobile Endgeräte ist nicht praktikabel. Gerade für Handwerksunternehmen stellt diese Art der Inventarverwaltung kaum noch eine sinnvolle Alternative dar.
Vom Risiko, für die Werkzeugverwaltung Freeware einzusetzen
Die Anschaffung von Software für spezielle gewerbliche Anwendungszwecke ist mit Kosten verbunden. Daher liegt der Gedanke nahe, sich auf dem Markt für freie Software nach geeigneten Lösungen umzusehen. Allerdings sollte bedacht werden, dass die professionelle Entwicklung und permanente Aktualisierung von komplexen Programmen Kosten verursachen. Gleiches gilt für den ständig erreichbaren Support – der eine Grundvoraussetzung für den Einsatz einer Softwarelösung sein sollte. Freeware-Entwickler behelfen sich hier oft mit einer Finanzierung durch Werbung. Oder sie sehen Funktionseinschränkungen vor, die kostenpflichtig aufgehoben werden können. Zudem besteht mit den Anbietern von Freeware kein Vertrag, sodass eine Bereitstellung für einen längeren Zeitraum nicht gesichert ist. Deswegen ist der Einsatz der kommerziellen Software eines etablierten Anbieters für Unternehmen zumeist die bessere Wahl.
Werkzeugverwaltung: GNT-Systems oder Timly – eine Frage der Philosophie
Eine Software ist dann gut, wenn sie die Anforderungen eines Nutzers vollständig erfüllt. Daher steht vor der Auswahl eines geeigneten Produkts die Analyse des eigenen Bedarfs. Hinter unterschiedlichen Software-Lösungen steckt eine unterschiedliche Philosophie der Entwickler. Die von Timly ist es, Inventarverwaltung mit Hilfe einer Inventar Software ganzheitlich, intuitiv und einfach zu gestalten. Es sind keine besonderen Voraussetzungen zur Nutzung notwendig. Damit eignet sich das Produkt für den kleinen Familienbetrieb genauso, wie für den Mittelständler mit mehreren Standorten. Nach oben sind hier keine Grenzen gesetzt. Zu den Kunden von Timly zählen auch DAX-Konzerne.
TDM-Werkzeugverwaltung, Timly und andere Anbieter: erst testen dann starten
Ob Industrie 4.0 mit Einsatz von CAM-Systemen, mittelständischer Dienstleister oder Ein-Mann-Unternehmen, die Einführung einer Software für die Verwaltung von Werkzeug und Maschinen hat langfristige Auswirkungen. Individuelle Anforderungen vor Ort, aber auch persönliche Vorlieben der Mitarbeiter, spielen eine Rolle, die über Erfolg oder Misserfolg eines Software-Rollouts entscheidet. Aus diesem Grund sollte eine Software vor der Einführung ausführlich getestet werden. Timly bietet die Möglichkeit, einen kostenfreien Zugang zum cloudbasierten Service zu erhalten. So können sich Verantwortliche und Mitarbeiter in Ruhe ein eigenes Bild über Funktionen und Handhabung der Software machen.
Seit Jahren erfolgreich im Einsatz ist Timly bei der Schwizer Haustechnik AG. Der Schweizer Mittelständler aus der SHK-Branche verwaltet über 1000 Objekte mit der Software-Lösung und lobt den unkomplizierten Überblick, den Timly über das Firmeninventar bietet.
Werkzeugverwaltung: „Excel-Vorlage kostenlos herunterladen“ hat ausgedient
Jederzeit einen genauen Überblick über das eigene Werkzeug zu haben, sorgt für Professionalität und effektive Arbeitsabläufe. Die mit der Zeit entstehende digitale Akte eines Arbeitsmittels, in der auch Wartungen und Reparaturen enthalten sind, erleichtert wichtige betriebswirtschaftliche Entscheidungen. Die Möglichkeit für alle Mitarbeiter zu schaffen, notwendige Informationen und Standorte von Werkzeugen mit dem eigenen Smartphone abfragen zu können, spart im Alltag wertvolle Arbeitszeit. Dies sind gute Gründe, über die Einführung einer spezialisierten Werkzeugverwaltung im eigenen Unternehmen nachzudenken.