Auf seiner Homepage erklärte Michael Hoff, Inhaber des Handwerksbetriebs Richard Hoff und Söhne GmbH & Co. KG, warum er sich dazu entschieden hat, das Familienunternehmen mit langjähriger Tradition aufzugeben: Der bürokratische Aufwand sei nicht mehr zu leisten gewesen.
Johannes Gronover ist Unternehmensberater für Handwerksbetriebe und Gründer der Gronover Consulting GmbH.
Bild: Gronover Consulting
Tatsächlich gibt es für Unternehmen viele Vorgaben und Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Wer alles pflichtbewusst berücksichtigt, verbringt einen nicht unerheblichen Teil seiner Arbeitszeit mit Verwaltungsaufgaben. Doch sind nicht auch andere Lösungen möglich als die Kapitulation vor den Anforderungen? Mit den nachfolgenden Strategien soll der Verwaltungsaufwand für Handwerksbetriebe reduziert werden.
Delegieren: Fachpersonal zur Unterstützung beauftragen
Gewiss fallen in einem Handwerksbetrieb zahlreiche Verwaltungsaufgaben an. Das heißt aber nicht, dass alles intern bewältigt werden muss. Für einen Unternehmer ist es Teil des Geschäfts, Herausforderungen zu meistern und die richtigen Bedingungen für die optimale Entwicklung seines Unternehmens zu schaffen. Dies beinhaltet auch die Übertragung und Delegation von Aufgaben.
Um den Bürokratie-Aufwand zu verringern, können für bestimmte Verwaltungsaufgaben Fachleute engagiert werden. So sind beispielsweise die Vorschriften des Datenschutzes oder der Arbeitssicherheit besonders umfangreich, weshalb hier großes zeitliches Einsparpotenzial liegt, wenn man mit Datenschutz- oder Arbeitssicherheitsbeauftragten zusammenarbeitet. Diese Kosten werden von den meisten Unternehmen als gute Investition empfunden, weil dadurch wieder mehr Kapazitäten im Betrieb frei werden.
Spezialisieren: Reduzierung des eigenen Leistungsspektrums auf ein Kerngebiet
Der Verwaltungsaufwand steigt außerdem, je mehr Arbeitsfelder ein Betrieb in sein Leistungsspektrum aufnimmt. So ist beispielsweise jedes Gebiet mit eigenen Anforderungen beim Arbeitsschutz verbunden. Je umfangreicher also die angebotenen Leistungen, desto höher der Verwaltungsaufwand für Arbeitssicherheit. Durch die Spezialisierung auf ein Gebiet hingegen kann die Zahl der einzuhaltenden Vorschriften deutlich reduziert werden. Sobald diese Bestimmungen dauerhaft in die Abläufe integriert wurden, kann der Handwerksbetrieb dann immer noch sein Spektrum erweitern.
Kooperieren: Inspiration im Austausch mit anderen Unternehmen finden
Eine weitere geeignete Strategie zur Reduzierung des bürokratischen Aufwands ist die zielgerichtete Vernetzung in der Branche. Von den Anforderungen der Verwaltungsaufgaben sind alle Handwerksbetriebe betroffen - deshalb können die Unternehmen profitieren, wenn sie sich über Best-Practice-Lösungen austauschen. Auf diese Weise müssen nicht selbst unzählige Strategien ausprobiert werden, sondern alle können auf erprobte und für gut befundene Konzepte zurückgreifen. Das spart langfristig nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Fazit
Der Bürokratie-Aufwand in Handwerksbetrieben hat in den letzten Jahren zweifellos zugenommen. Zu vielen Aspekten, die früher nach bestem Wissen und Gewissen erledigt wurden, gibt es mittlerweile konkrete Vorschriften. Nichtsdestotrotz können vor der Geschäftsaufgabe einige Maßnahmen ausprobiert werden, um den Aufwand zu verringern. Dazu gehört auch die schrittweise Umsetzung von Vorgaben mit zunehmender Erweiterung der Einhaltung.