Vielen Selbstständigen fällt besonders eines schwer: die Bürokratie. Wer sich dazu entscheidet, sein eigener Chef zu sein und ein Unternehmen zu gründen, ist auch mit vielen äußerst unangenehmen Aufgaben konfrontiert wie der Buchführung, Terminplanung, Abrechnungserstellung und so weiter. Die fortlaufende Digitalisierung bringt immer mehr Möglichkeiten für Handwerker, ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen und nervige Prozesse zu technologisieren.
Bild: pixabay.com / Mohamed_hassan Handwerkersoftware - Die Lösung für handwerkliche Betriebe
Ohne digitale Hilfsmittel ist die Arbeit kaum noch denkbar. Unternehmen, die nach wie vor analog arbeiten, haben oftmals Probleme mit unbändigem Papierchaos, unübersichtlichen Terminkalendern und erheblichem Zeitverlust. All diese Schwierigkeiten können mit einer Software für Handwerker erleichtert werden. Es gibt Anbieter, die Softwarelösungen speziell für Handwerksberufe anbieten, unter anderem auch Plancraft. Dieses Programm kann Betriebe bei folgenden Herausforderungen unterstützen:
- Dokumente, zum Beispiel zur Terminvereinbarung, können einfach und leicht erstellt und mit dem eigenen digitalen Kalender verknüpft werden.
- Über Plantafeln erhält man einen Überblick über die Aufträge und seine Mitarbeiter und kann so Arbeitszeiten, Aufgaben und Termine effektiv verplanen.
- Eine schnelle und einfache Rechnungserstellung hilft dabei, dass man sich getrost auf die nächsten Aufträge konzentrieren kann und sich nicht nach jeder Arbeit erst einmal stundenlang an den Schreibtisch setzen muss.
- Dank digitaler Zeiterfassung können Arbeits- und Pausenzeiten gut eingesehen und abgerechnet werden.
Diese und noch viel mehr Prozesse werden einem von der Handwerkersoftware abgenommen. Das ermöglicht es, sich voll und ganz auf seine Aufträge zu konzentrieren, ohne stets die Bürokratie im Hinterkopf zu haben.
Software in den Arbeitsalltag integrieren
Es ist nicht immer leicht, neue Technologien in den Arbeitsalltag zu integrieren. Oftmals fällt es nicht nur Geschäftsführern, sondern auch Mitarbeitenden schwer, sich an die Veränderungen durch die Digitalisierung im Handwerk zu gewöhnen. Um für seinen Betrieb Handwerkersoftware zu nutzen und die Arbeit auf lange Sicht zu erleichtern, sollten ein paar Punkte beachtet werden.
Eine schrittweise Einführung der verschiedenen Anwendungen hilft dabei, dass man sich nach und nach daran gewöhnen kann. Wenn auf einen Schlag alles umgestellt wird, führt das in der Regel zu mehr Problemen als Lösungen. Die Mitarbeiter sollten zudem für die genutzte Software geschult werden, damit sie sie effektiv in ihrer Arbeitszeit nutzen können.
Viele Programme bieten die Möglichkeit, dass sie mit bereits genutzten Anwendungen, wie zum Beispiel Buchhaltungs- und Steuersoftware, verbunden werden können. So kann man alle nötigen Daten in einer Anwendung finden und vermeidet ein unübersichtliches Chaos. Um die Nützlichkeit des gewählten Programms abschätzen zu können, sollte man die Meinungen und Anregungen der Mitarbeitenden einholen. So können Verbesserungen vorgenommen oder in extremen Fällen auf eine andere Software-Lösung gewechselt werden. Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung solcher Anwendungen ist der Datenschutz. Über diesen muss man sich vorher unbedingt Gedanken gemacht haben. Wenn es zu einem Leak der Kundendaten oder einer Offenlegung der Mitarbeiter- und Unternehmerdaten kommt, kann die Software viele neue Probleme und Herausforderungen auslösen. Um neue Mitarbeiter möglichst schnell in die technischen Besonderheiten der Handwerkersoftware einzuführen, sollte eine Schulung dazu ins Onboarding aufgenommen werden. Viele Anbieter stellen dafür Erklärvideos bereit, die eine schnelle Übersicht über die Technologie ermöglichen.