Viele Handwerksunternehmen liebäugeln mit der Implementierung von Tools, die auf Künstlicher Intelligenz beruhen. Kein Wunder, denn diese Technologien werden mit Effizienzsteigerung und Mitarbeiterentlastung beworben. Die Realität sieht dann allerdings häufig ganz anders aus. Fehlt es an allgemeinen Strukturen im Betrieb, ist die Umstellung auf automatisierte Prozesse mit enormen Mehraufwand verbunden, der schnell zu Frust führen kann.
Bild: Matthias Niehaus Die Fähigkeiten von KI sind zwar beeindruckend, allerdings entfaltet sich dieses Potenzial nur dann, wenn man weiß, wie es eingesetzt werden muss. Warum letztendlich klar definierte Strukturen der Schlüssel zum Erfolg sind und in welchen Bereichen in Handwerksbetrieben KI unterstützend herangezogen werden kann, wird im folgenden Beitrag dargelegt.
Künstliche Intelligenz und das Handwerk
Automatische Zeiterfassung, Rechnungserstellung oder Prozessoptimierung – für viele Handwerksunternehmen klingen die Fähigkeiten, mit denen KI-Tools beworben werden, äußerst verlockend. Deswegen denken sie über die Anschaffung einer solchen Technologie nach und stellen sich dabei die Frage: Wozu ist KI überhaupt fähig? Diese Herangehensweise ist allerdings nicht empfehlenswert und resultiert nur allzu oft in bitterer Enttäuschung, weil die Anwendung statt Erleichterung nur Mehraufwand bringt.
Stattdessen sollten sich Handwerksbetriebe fragen, welche Strukturen bei ihnen etabliert sind. Das können Formulare sein, mit denen jedes Kundengespräch systematisch erfasst wird, oder ein digitales Projektmanagementsystem, in dem ein Bauleiter jede Zwischenabnahme eines Bauprojekts sorgfältig einträgt. Solche Strukturen eignen sich gut zur Automatisierung. Doch gerade diese Strukturen sind in kleineren Handwerksbetrieben jedoch häufig nicht oder nur oberflächlich vorhanden.
Beispiele für KI im Handwerksbetrieb
Dabei gibt es durchaus einige Anwendungsbereiche für KI im Handwerk. So lässt sich beispielsweise der Schriftverkehr mit Kunden durch geeignete Prompts, also Handlungsanweisungen, auf wesentliche Inhalte reduzieren; Standardantworten hingegen kann die KI übernehmen und dabei dennoch individuelle Formulierungen nutzen. Für die Erfassung komplexer eingehender Schreiben, zum Beispiel von einem Rechtsanwalt oder dem Steuerberater, eignet sich ebenfalls Künstliche Intelligenz. Entsprechende Technologien fassen die wesentlichen Aussagen solcher Dokumente zusammen und stellen sie übersichtlich dar.
Auch zur Prozessoptimierung kann KI herangezogen werden. Aus mehreren Zwischenabnahmen eines Bauleiters filtert die Technologie beispielsweise Aspekte heraus, die besonders häufig bemängelt werden. Zudem eignen sich entsprechende Programme zur Produktivitätssteigerung. So lässt sich etwa Schulungsmaterial deutlich zielgerichteter aufbereiten, wenn zuvor ein KI-Tool damit beauftragt wurde, Fragen präziser zu stellen und Aufgaben genauer zu definieren.
Struktur als Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung
Wofür auch immer KI in einem Handwerksbetrieb eingesetzt werden soll, in jedem Fall wird sie mithilfe von Prompts gesteuert. Von deren Qualität hängt das spätere Ergebnis ab, das die Anwendung liefert. Um möglichst präzise und klare Anweisungen geben zu können, ist es jedoch unabdingbar, dass die zugrundeliegenden Strukturen vorhanden und bewusst sind. Gibt es hingegen keine klaren Prozesse, weil sich jeder um alles kümmert, ist es auch nahezu unmöglich, Automatisierungspotenziale zu ermitteln.
Handwerksunternehmen sollten deshalb zunächst ihre internen Abläufe analysieren, bevor sie sich mit den verschiedenen KI-Tools auseinandersetzen. Insbesondere solche Strukturen, die immer nach demselben Schema ausgeführt werden, sind besonders für die Vereinfachung mithilfe Künstlicher Intelligenz geeignet. Erst danach gilt es, das Tool auszuwählen, dessen Stärke genau im ermittelten Bereich liegt und das so die optimale Unterstützung darstellt.
Über Matthias Niehaus:
Matthias Niehaus ist Gründer und Geschäftsführer der Matthias Niehaus GmbH, die sich auf praxisnahe Digitalisierungslösungen für Handwerksbetriebe spezialisiert hat. Mit seiner eigenen Erfahrung als Handwerksunternehmer hilft er Betrieben, ihre Prozesse zu automatisieren – von der schnelleren Angebotserstellung über einfache Projektverwaltung bis zur automatisierten Buchhaltung. Statt Theorie bietet er funktionierende Systeme, die Betriebe entlasten, das Wachstum fördern und Freiräume schaffen. So unterstützt er Handwerker dabei, echte Unternehmer zu werden. Mehr Informationen unter: https://matthias-niehaus.de/