Auf dem Weg zum papierlosen Büro macht Deutschland weiter Fortschritte. Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland" (FeRD) mit Vertretern aus Politik, Wirtschaft und Verbänden hat den Standard ZUGFeRD für die E-Rechnung erarbeitet. Der Hightech-Verband BITKOM empfiehlt Unternehmen, den neuen Standard für ihr Rechnungswesen zu übernehmen.
Wirtschaft, Politik, Verbände und öffentliche Verwaltung haben gemeinsam das ZUGFeRD-Format für elektronische Rechnungen erarbeitet. Das Format spart jedem Geld und Zeit, da es die Rechnungsstellung und -verarbeitung optimiert. Besonders herausragend bei dem Format ist, dass dies neben der eigentlichen computerverständlichen Darstellung der Rechnung, auch eine für den Alltagsgebrauch lesbare Form enthält. Alle Informationen rund um den neuen Standard zur elektronischen Rechnungslegung sind in der Broschüre zusammengefasst. Bild: BITKOM
„Die elektronische Rechnungslegung spart viel Zeit und Geld: Kosten für Papier, Porto und Lagerung können drastisch reduziert werden“, sagt BITKOM-Hauptvorstand Jürgen Biffar. „Viele manuelle Arbeitsschritte fallen dadurch weg, Zahlungen werden schneller abgewickelt.“
Der neue Standard basiert auf dem PDF-Format und beschreibt, wie Informationen einer Rechnung, also der Text und alle graphischen Elemente, in einer Datei gespeichert werden. Diese Datei kann das Papier ersetzen und damit für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt werden. Zusätzlich zu den normalen PDF-Daten werden alle Nutzdaten der Rechnung in einem standardisierten XML-Format in einem Bereich der PDF-Datei gespeichert, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist. Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von jedem Programm automatisch weiterverarbeitet werden. Das ZUGFeRD-XML-Format basiert auf dem internationalen Standard UN-CEFACT und ist damit auch international kompatibel.
Im Rahmen der europäischen Gesetzgebung tritt am 26. Mai eine EU-Richtlinie in Kraft, die künftig elektronischen Empfang und Verarbeitung der Rechnung bei öffentlichen Aufträgen vorsieht. Die europäischen Standardisierungsbehörden sind damit aufgefordert, eine eRechnungsnorm zu entwickeln. BITKOM empfiehlt, den neu erarbeiteten ZUGFeRD-Standard bei dieser Entwicklung zu berücksichtigen. Biffar: „ZUGFeRD setzt auf international etablierten Standards auf und ist daher sehr gut für die Umsetzung der EU-Richtlinie geeignet.“
Alle Informationen rund um den neuen Standard zur elektronischen Rechnungslegung hat BITKOM in der Broschüre „ZUGFeRD – Standard für elektronische Rechnungen“ zusammengefasst. Sie steht hier im Internet zum kostenlosen Download zur Verfügung.