Auf der Festplatte gesichert statt in den staubigen Aktenschrank einsortiert: Elektronische Rechnungen werden einfach erstellt, unkompliziert verschickt und schnell verbucht. Zudem erübrigen sich hohe Papierstapel, denn man kann sich digital darum kümmern.
Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version der Rechnung eingehalten werden.
„Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen“, sagt Bitkom-Experte Frank Früh. Trotzdem stehen Chefs und ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollen. Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern? „Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht“, so Früh.
Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.
Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:
■ Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln.
■ Elektronische Rechnungen sind technologieneutral.
■ Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten.
■ Signatur und EDI sind weiterhin möglich.
■ Jede Rechnung muss lesbar sein.
■ Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten.
■ Jede Rechnung muss aufbewahrt werden.
■ Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden.
■ Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation).
■ Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff.
Der Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ steht hier im Internet zum kostenlosen Download bereit.