In Handwerksbetrieben führt ineffiziente Materialwirtschaft oft zu unnötigen Engpässen und hohen Kosten. Ob es um den Verlust von Werkzeugen geht, um verzögerte Projekte wegen fehlender Materialien oder um überquellende Lager, die wertvollen Platz beanspruchen – die Probleme sind vielfältig und beeinträchtigen die Profitabilität sowie die Kundenzufriedenheit.
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Dabei gibt es ein enormes Kosteneinsparungs- und Effizienzpotenzial in der Materialwirtschaft – allerdings nutzen viele Unternehmen dies oft nicht, weil sie es komplett unterschätzen. Betriebe sollten genau dort ansetzen, ihre Lagerstrukturen analysieren und diese optimieren.
Die Ist-Situation in vielen Handwerksbetrieben
Zahlreichen Unternehmen werden diese Situationen bekannt vorkommen: Der Anlagenmechaniker steht am Schreibtisch des Chefs und teilt ihm mit, dass Material XY fehlt und es doch bitte nachbestellt werden muss. Wie lange benötigen die Mitarbeiter morgens, bis sie alles zusammen haben und vom Hof fahren? Wie oft müssen sie dann doch noch zum nächsten Abhollager des Großhandels fahren, um Material dort zu besorgen, damit sie überhaupt für den Tag arbeitsfähig sind? Und wie oft kommen die Mitarbeiter später als vereinbart beim Kunden an, weil die durchschnittliche Wartezeit beim Großhandel 40 Minuten beträgt? Das sind Fragen, die niemand gerne hört, weil man die Antworten zu gut kennt. Ist das alles Zufall? Nein!
Die Gründe für diese zeit- und nervenaufreibenden Störungen liegen in den Brüchen der eigenen Prozesskette. Dabei sollte eine optimale Prozesskette aus den folgenden Prozessschritten bestehen:
Die Prozesskette ist eingebunden in den Kernprozess des Unternehmens. Ihr vorangestellt ist das Angebot zu einem Auftrag, aus dem hervorgeht, was bestellt werden muss. Nachfolgend findet die Abrechnung statt. Die Projektleiter wissen, wie sie ein Projekt planen und ein Angebot erstellen müssen. Die Fachkräfte wissen, wie sie den Auftrag ausführen müssen. Die Buchhaltung weiß, wie sie Rechnungen schreiben muss. Die grünen Schritte stellen die Fachkompetenz im Handwerk dar. Für sie gibt es Aus- und Fortbildungen. Für die blauen Schritte gibt es im Handwerk keine Ausbildung.
Betriebliche Organisation schafft Effizienz. Dies gilt selbstverständlich auch für die Materialbewirtschaftung. Nur, wenn Betriebe die blauen Schritte präzise definieren, also genau definierte Aufgaben, Schnittstellen und Zuständigkeiten hinterlegen, bekommen sie einen durchgängigen, störungsfreien Prozess für die Materialbewirtschaftung. Zusammen mit einer transparenten Lagerstruktur können sie dann von zahlreichen Nutzen profitieren. Sie können die Bewirtschaftung des Standardmaterials vollständig an die Monteure und Verwaltungskräfte delegieren. So wird wieder wertvolle Zeit für den Chef sowie die Projektleiter frei, die sie für zusätzliche Angebote und für die Planung und Steuerung der Projekte nutzen können.
Zahlreiche Vorteile dank guter Lagerstruktur
Die Monteure können morgens zügig ihr komplettes benötigtes Material zusammenpacken und pünktlich und mit einem guten Gefühl beim Kunden erscheinen. Sie müssen keine Einkaufsfahrten mehr machen, weil sie alles, was sie tagtäglich für ihre Arbeit brauchen, selbst im eigenen Lager bewirtschaften. Die Kunden werden es mit Freude zur Kenntnis nehmen.
Darüber hinaus quillt das Lager nicht mehr über, weil man dank eines Restemanagements keine Kommissionsreste mehr hortet. Außerdem wird übriggebliebenes Kommissionsmaterial in Originalverpackung an den Lieferanten zurückgegeben. Den dafür notwendigen Retourenprozess führen die Monteure und Verwaltungskräfte aus, ohne die Projektleiter damit zu belästigen.
Eine Prozessoptimierung zahlt sich aus: Umsatzsteigerungen oder Kostensenkungen von 20 Prozent und mehr sind absolut realistisch, bei gleichbleibender Anzahl der Mitarbeiter. Dies steigert die Liquidität eines Betriebs und gibt Sicherheit. Gleichzeitig arbeitet das gesamte Unternehmen effizienter, der Stresslevel sinkt und alle spüren eine signifikante Entlastung.
Doris Paulus, Dipl.-Ing. in der Fachrichtung Architektur, ist Spezialistin für effiziente Lagerprozesse im SHK- und Bauhandwerk. Die Diplom-Ingenieurin vereint theoretisches Wissen mit langjähriger Praxiserfahrung. Alle Prinzipien des Paulus-Lagers® hat sie zunächst im eigenen Betrieb mit zehn Mitarbeitern ausführlich getestet und sehr erfolgreich in die Praxis umgesetzt. Die Paulus-Lager® GmbH mit Sitz in Greven bietet seit 22 Jahren professionelle Lageroptimierung für Bauhandwerksbetriebe an. Deutschlandweit wurden bisher rund 400 Materiallager im Bauhandwerk optimiert und über 8.000 Mitarbeiter geschult. Jährlich werden über 60 Mio. Euro für Kunden eingespart.