Steigende Materialpreise, höhere Fahrzeugkosten und teures Personal setzen Handwerksbetriebe unter Druck. Entlastungen beim Tanken oder günstigere Einkaufspreise kommen deshalb gelegen. Für die Wirtschaftlichkeit eines Betriebs sind solche Einsparungen jedoch nur ein Teil der Rechnung. Denn erhebliche Kosten entstehen auch dann, wenn Mitarbeiter bezahlt werden, ihre Arbeitszeit aber nicht beim Kunden abrechnen können.
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Quelle: A&M Unternehmerberatung GmbH Ob zusätzliche Materialfahrt, Rückfragen beim Chef oder ungeplanter Umweg: Schon kleine Störungen können dafür sorgen, dass aus einem vollen Arbeitstag weniger produktive Stunden werden als kalkuliert. Nachfolgend erfahren Sie, warum Handwerksunternehmen ihre internen Abläufe ebenso genau prüfen sollten wie Rechnungen und Einkaufspreise.
Entscheidend ist, was am Ende abgerechnet wird
Ein Mitarbeiter verursacht während seines gesamten Arbeitstags Kosten. Neben dem Gehalt kommen beispielsweise Fahrzeugkosten hinzu. Umsatz entsteht dagegen vor allem in der Zeit, die tatsächlich einem Kunden berechnet werden kann. Genau hier liegt in vielen Betrieben eine wichtige Stellschraube.
Gut organisierte Unternehmen können einen Anteil von 70 bis 80 Prozent abrechenbarer Arbeitszeit erreichen. In der Praxis bleiben Betriebe jedoch teilweise darunter. Problematisch wird es vor allem, wenn die Kalkulation von einem hohen Anteil ausgeht, der Arbeitsalltag diesen Wert aber regelmäßig nicht hergibt.
Die Gründe dafür wirken zunächst unspektakulär. Ein Mitarbeiter hat etwas vergessen und fährt zurück zum Betrieb. Benötigtes Material fehlt und muss noch besorgt werden. An anderer Stelle sind Details eines Auftrags nicht ausreichend geklärt, sodass Rückfragen notwendig werden. Währenddessen laufen Lohn- und Fahrzeugkosten weiter, ohne dass die entsprechende Zeit vollständig fakturiert werden kann.
Gute Vorbereitung spart unnötige Wege
Deshalb lohnt sich ein genauer Blick auf die Organisation. Wiederkehrende Unterbrechungen zeigen, an welchen Stellen Prozesse verbessert werden können. Sind Aufträge vor Arbeitsbeginn eindeutig besprochen? Stehen alle notwendigen Informationen zur Verfügung? Wurde das benötigte Material vollständig eingeplant?
Je besser solche Fragen im Vorfeld geklärt sind, desto seltener müssen Beschäftigte ihre eigentliche Tätigkeit unterbrechen. Selbst wenige eingesparte Minuten können relevant werden, wenn sich dieselben Probleme über Wochen und mehrere Mitarbeiter hinweg wiederholen.
Zur verfügbaren Arbeitsleistung gehören außerdem Fehlzeiten. Krankheit lässt sich nicht vollständig vermeiden. Dennoch sollten Unternehmer auch darauf achten, unter welchen Bedingungen ihre Beschäftigten arbeiten und wie wohl sie sich im Betrieb fühlen. Eine funktionierende Unternehmenskultur kann damit ebenfalls wirtschaftliche Bedeutung haben.
Nicht nur beim Material nach Einsparungen suchen
Natürlich bleibt der Einkauf ein wichtiger Kostenfaktor. Gerade Material macht einen erheblichen Anteil der Ausgaben aus. Hersteller und Konditionen regelmäßig zu vergleichen sowie Preisverhandlungen zu führen, kann sich daher auszahlen. In Zeiten höherer Inflation geht es dabei auch darum, Preissteigerungen möglichst zu begrenzen.
Parallel dazu sollten Betriebe ihre Einnahmeseite betrachten. Entscheidend ist nicht allein, wie viele Stunden fakturiert werden, sondern auch zu welchem Preis. Welcher Stundensatz durchsetzbar ist, hängt unter anderem von der Auftragslage und den jeweiligen Kunden ab.
Unternehmer sollten deshalb wissen, mit welchen Kundengruppen und Aufträgen sie wirtschaftlich besonders gut arbeiten können. Ein Auftrag, der zahlreiche Stunden bindet, muss nicht automatisch attraktiv sein. Stimmen Aufwand und erzielbarer Preis nicht überein, hilft auch eine volle Auftragsliste wenig.
Wer seine Kostenstruktur verbessern möchte, sollte daher nicht ausschließlich einzelne Ausgaben kürzen. Größere Effekte können entstehen, wenn Beschäftigte weniger Zeit mit vermeidbaren Fahrten, Rückfragen und organisatorischen Problemen verlieren. Zusammen mit kontrollierten Einkaufskosten und passenden Stundensätzen entsteht so ein wesentlich genauerer Blick darauf, wo ein Handwerksbetrieb tatsächlich Geld verliert.