Die meisten Unternehmen in Deutschland benötigen eigene Firmenräume. Es spielt dabei keine Rolle, ob es sich um Selbstständige mit einem kleinen Malereibetrieb in drei überschaubaren Zimmern handelt, ob Freiberufler wie Ärzte ein gesamtes Stockwerk mit ihrer Praxis belegen oder ob Konzerne als Eigentümer riesiger Gebäudekomplexe, beispielsweise mehrstöckiger Möbelhäuser mit Parkhäusern und Restaurants, fungieren.
Eigentümer und Mieter können einige Kosten von der Steuer absetzen. Welche Kosten sind das? Was müssen die Verantwortlichen in den Firmen dabei beachten?
Betriebskosten vs. Nebenkosten
In vielen Betrieben, insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), wo Laien viele Aufgaben auf einmal übernehmen müssen, herrscht Unklarheit über die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten.
Nebenkosten sind Bewirtschaftungskosten für ein Mietobjekt, die dem Mieter in Rechnung gestellt werden können. Allerdings muss der Umfang der Nebenkosten vertraglich mit dem Vermieter oder der Hausverwaltung vereinbart worden sein. Nur bestimmte Nebenkosten sind laut der dafür zuständigen Betriebskostenverordnung dafür zugelassen. Es können beispielsweise Kosten für
- eine gemeinschaftliche Antenne oder ein Breitbandkabel
- einen Hausmeister (für Reinigung, Schneeschippen, Gartenpflege)
- Gebäudeversicherungen (Glasversicherungen, Versicherungen gegen Wasser- oder Feuerschäden, Haftpflichtversicherungen etc.)
- die Schornsteinreinigung
- die Beleuchtung
- die regelmäßige Hausreinigung
- das Abwasser
- den Aufzug
- die Grundsteuer
in Rechnung gestellt werden. Die Nebenkosten werden in einer jährlichen Abrechnung aufgeführt. Hier muss darauf hingewiesen werden, dass eine große Zahl der Nebenkostenabrechnungen Fehler enthalten.
Betriebskosten sind über die Miete hinaus entstehende Kosten. Sie fallen dem Eigentümer für die Bewirtschaftung des Grundstücks an und werden von ihm beglichen. Häufig werden beide Begriffe synonym verwendet.
Jedoch ist „Nebenkosten“ ein umgangssprachlicher, nicht definierter Begriff, während Betriebskosten der gesetzlich definierte Terminus ist. Ihr Volumen kann die in diesem Abschnitt genannten Posten sowie weitere enthalten.
Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen
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Wenn gewisse Bedingungen eingehalten werden, können einige der Neben- oder Betriebskosten steuerlich geltend gemacht werden. Seit 2006 können Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen zu 20 Prozent abgesetzt werden.
Unter Handwerkerleistungen versteht man alle Maßnahmen externer Anbieter, welche die Modernisierung und Renovierung eines Objekts betreffen. Der einkommenssteuerrechtliche Terminus haushaltsnahe Dienstleistung umfasst Aktivitäten, welche in der Regel
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durch Mitglieder eines Privathaushalts durchgeführt werden, für die aber in diesem Fall externe Dienstleister in Anspruch genommen werden, so etwa
- die Reinigung der Mietwohnung
- die Gartenpflege
- die Pflege der Bewohner des Objekts.
Handwerkerleistungen können bis zu 1.200 Euro, haushaltsnahe Dienstleistungen bis zu 4.000 Euro beim Fiskus geltend gemacht werden. Dies bedeutet, dass die Steuerlast eines Betriebes um bis zu 5.200 Euro vermindert werden kann, wenn beide verfügbaren Kategorien voll ausgeschöpft werden.
Es müssen jedoch bestimmte Bedingungen erfüllt sein, dass diese Steuerminderungen greifen. Beispielsweise erkennt das Finanzamt lediglich reine Fahrt- und Arbeitskosten an. Es muss für die entstandenen Kosten eine Rechnung existieren. Diese sollte per Banküberweisung beglichen sein, im Regelfall wird jedoch kein Nachweis hierfür (beispielsweise Kontoauszüge) verlangt.
GmbH-Sonderfall, Betriebskostenabrechnung
Ein Sonderfall liegt vor, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer seiner Gesellschaft mit beschränkter Haftung, kurz GmbH, Räumlichkeiten verbilligt vermietet oder verpachtet. Dies kann zu einer Minderung der im Zusammenhang mit dem Mietobjekt absetzbaren Werbungskosten führen, falls die vertraglich festgelegte Miete nicht mindestens 66 Prozent der ortsüblichen Miete beträgt. Mehr Informationen über diesen Sonderfall bietet das Unternehmerportal von Lexware. Gesellschafter sollten sich darüber informieren, da sie sich unter Umständen sonst selbstständig der möglichen Steuervorteile berauben.
In jedem Fall muss die Abrechnung über die genannten Neben- oder Betriebskosten jedoch binnen Jahresfrist wirklich dem Mieter übermittelt worden sein. Die Betriebskostenabrechnung muss dabei gewissen Anforderungen genügen.
Sie muss beispielsweise das sogenannte Vollbild der abgerechneten Posten bieten. Für jede Position müssen also die vollen Kosten angegeben werden. Bei den Betriebskosten müssen Material- und Personalkosten getrennt aufgeführt werden. Die Posten müssen jedoch auch einzeln ablesbar sein. Auf diese und weitere Dinge hat der Mieter Anspruch. Weitere Pflichten des Vermieters, die für Betriebe aufgrund der Absetzungsmöglichkeiten relevant sind, führt das Online-Portal des Magazins Focus nebst den entsprechenden Urteilen auf.