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"Tatsächlich können SHK- und Baubetriebe ihre Kosten an diesen Stellen wirksam reduzieren und dabei die Qualität ihrer Dienstleistung verbessern", erklärt Doris Paulus. Nachfolgend verrät sie 5 Tipps, wie Unternehmen rückläufigen Umsätzen den Rücken kehren und ihre Kosten jetzt senken können.

Tipp 1: Artikelliste mit definierten Mengen

Erstellen Sie eine eigene Artikelliste und definieren Sie die Min- und Max-Mengen, mit denen Sie die Artikel bewirtschaften. Dann wissen Sie immer, was Sie im eigenen Lager liegen haben. Die definierten Mengen schützen Sie vor Überbestand und somit vor einer zu hohen Kapitalbindung im Lager. Wird die Min-Menge erreicht, wird eine Bestellkarte gezogen, die in Ablagefächern abgelegt wird. Das machen alle Mitarbeiter die ganze Zeit, anstelle einzelne Bestellungen auszulösen. An zwei festen Tagen pro Woche, zum Beispiel Dienstag und Donnerstag, werden alle Ablagefächer ausgeräumt und alle bis dahin abgelegten 30 bis 40 Bestellkarten abgescannt und bestellt. Die Artikelliste wird ebenfalls auf dem "Mobilen Monteur" den Monteuren mitgegeben.

Somit werden mit einer eigenen Artikelliste der Inhaber und die Meister/Projektleiter entlastet, denn circa 80 Prozent aller Bestellungen sind Standardmaterial, die ab sofort durch die Verwaltung bestellt werden. Indem Ihre Monteure die Artikelliste jetzt auf ihrem digitalen Monteur haben, werden viele Einkaufsfahrten überflüssig, weil jeder Kundendiensttechniker von der Baustelle aus sehen kann, was in Ihrem Lager liegt. Außerdem wird nun jede Abrechnung ein Kinderspiel: Das gesamte Material ist entweder im Lager vorrätig oder es wird als Kommission bestellt. Oft wird versucht, mit Preisvergleichen die Kosten zu senken, aber die Einsparung durch Preisvergleiche ist deutlich niedriger als Kostensenkung durch die Anwendung optimaler Prozesse.

Tipp 2: Systematische Wareneingangsprüfung

Führen Sie eine Wareneingangsprüfung ein, denn es ist der juristische Übergang des Risikos. Die gelieferte Ware muss mit der Bestellung abgeglichen werden, nicht nur mit dem Lieferschein. Dann können Sie Lieferfehler am Tag der Lieferung nachverfolgen. Ihre Anlagenmechaniker und Kundendiensttechniker haben am geplanten Montagetermin alles Notwendige beisammen und kommen pünktlich beim Kunden an mit vollständigem Material, vollständigem Verbrauchsmaterial und funktionierenden Maschinen. Das steigert die Produktivität und das Image Ihres Unternehmens.

Tipp 3: Transparente Lagerstruktur

Richten Sie separate Lager für Standardmaterial und Kommissionsmaterial ein. Teilen Sie Ihr Standardmaterial in Artikelgruppen ein, zum Beispiel Fittings oder Isolierung und lagern Sie alles, was in eine Artikelgruppe gehört, in ein Regal beziehungsweise mehrere Regale, die beieinanderstehen, ein. Kommissionsmaterial gehört in eigene Kommissionslager und nicht mit dem Standardmaterial zusammen eingelagert. Beschriften Sie Ihr Kommissionsmaterial eindeutig, damit es klar dem Auftrag zugeordnet werden kann, für den es bestellt wurde. Eine transparente Lagerstruktur reduziert Suchzeiten im Lager, vermeidet Doppelbestellungen und macht Fahrten zum Großhandel überflüssig.

Tipp 4: Konsequente Retoure mit Terminüberwachung

Geben Sie übriggebliebenes Kommissionsmaterial in intakter Verpackungseinheit konsequent an den Großhandel zurück. Sie wissen nicht, ob und wann Sie es noch gebrauchen können. Und wenn Sie es gebrauchen können, wissen Sie nicht, dass Sie es im Lager liegen haben und bestellen es neu. Wenn Sie es nicht zurückgeben, verschwindet es irgendwo im Lager und sorgt für Unordnung. Irgendwann ist es überaltert und nicht mehr gebrauchsfähig und muss entsorgt werden. Überwachen Sie unbedingt, ob die Ware abgeholt wird und erinnern Sie Ihre Lieferanten daran, wenn es nicht passiert.

Tipp 5: Verantwortung im Lager

Wenn alle für Ordnung und Sauberkeit im Lager verantwortlich sind, fühlt sich keiner verantwortlich, denn erst einmal sollen doch alle anderen ihrer Verantwortung nachkommen und aufräumen. Es gibt nur eins, was Abhilfe schafft: Führen Sie ein Projekt durch, in dem Sie Struktur und Ordnung in Ihr Lager bringen. Anschließend machen Sie Ihre Mitarbeiter persönlich für einzelne Bereiche verantwortlich. Denn dann ist glasklar geregelt, wer die leeren Zigarettenschachteln und Flaschen aus dem Fittingsregal zu entfernen hat: Der Name steht am Regal.

Fazit: Mit einer transparenten Lagerstruktur, dazu passenden Prozessen und einem definierten Artikelstamm machen Sie Ihr eigenes Lager zum "Abhollager" für Ihre Mitarbeiter. Damit vermeiden Sie Suchzeiten und Einkaufsfahrten beim Großhandel und stellen gleichzeitig sicher, dass Ihre Mitarbeiter morgens stressfrei ihre Autos beladen und pünktlich beim Kunden eintreffen. Den finanziellen Effekt können Sie messen, indem Sie regelmäßig den Rohertrag pro Kopf ermitteln. Dieser steigt nämlich nach den oben beschriebenen Maßnahmen signifikant an. Sollte er wieder sinken, merken Sie, dass in Ihrem Lager etwas nicht stimmt und Sie können gezielt gegensteuern.

Doris Paulus, Dipl.-Ing. in der Fachrichtung Architektur, ist Spezialistin für effiziente Lagerprozesse im SHK- und Bauhandwerk. Die Diplom-Ingenieurin vereint theoretisches Wissen mit langjähriger Praxiserfahrung. Alle Prinzipien des Paulus-Lagers® hat sie zunächst im eigenen Betrieb mit zehn Mitarbeitern ausführlich getestet und sehr erfolgreich in die Praxis umgesetzt. Die Paulus-Lager® GmbH mit Sitz in Greven bietet seit 22 Jahren professionelle Lageroptimierung für Bauhandwerksbetriebe an. Deutschlandweit wurden bisher rund 400 Materiallager im Bauhandwerk optimiert und über 8.000 Mitarbeiter geschult. Jährlich werden über 60 Mio. Euro für Kunden eingespart.

Weitere Informationen unter https://www.paulus-lager.de/track-record/