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News vom 08.10.2001

Finanzverwaltung hat Recht auf Zugriff der betrieblichen EDV

Ab dem 1. Januar 2002 darf die Finanzverwaltung nicht mehr nur Buchführungsunterlagen und Belege einsehen und überprüfen, sondern gestattet nach § 147 Abs. 5 und 6 der Abgabenordnung dem Betriebsprüfer demnächst auch einen direkten Zugriff auf die betriebliche EDV und die dort gespeicherten Daten. Die Finanzverwaltung hat zu den neuen Regelungen im Einzelnen Stellung genommen.
Demnach hat ein Betriebsprüfer das Recht, auf die Daten der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung mit drei verschiedenen Möglichkeiten zuzugreifen:
1. Der Betriebsprüfer erhält einen direkten „Nur-Lese-Zugriff" auf die eingesetzte betriebliche Software (unmittelbarer Datenzugriff). Dafür müssen dem Betriebsprüfer alle erforderlichen Hilfsmittel (PC, Terminal o. Ä.) zur Verfügung gestellt werden, ggf. ist er in die EDV einzuweisen.
2. Des weiteren kann der Betriebsprüfer fordern, dass ihm bestimmte Daten über das System bereitgestellt werden (mittelbarer Datenzugriff) und ggf. muss er durch eine dem EDV-System vertraute Person unterstützt werden.
3. Letztlich kann die Finanzverwaltung auch anordnen, dass ihr die gespeicherten Daten, wozu auch Informationen gehören, die für die Interpretation der Daten erforderlich sind (z. B, über die Datenstrukturen), für eigene Auswertungen (Datenträgerüberlassung) zu überlassen auf einem Datenträger (z. B. CD-ROM).
Weiterhin ist zu beachten, dass die im normal Fall zehnjährige Aufbewahrungsfrist für Buchführungsunterlagen auch für die Daten und den Zugriff auf die betriebliche EDV gilt. Es ist also sicherzustellen, dass ein Betriebsprüfer auch nach 10 Jahren noch auf die Daten zugreifen kann. Das bedeutet, dass bei einem Systemwechsel der betrieblichen EDV in Zukunft also insbesondere darauf zu achten ist, dass die bisherigen Daten in das neue System übernommen oder die bisher verwendeten Programme für den Zugriff auf die alten Daten weiter vorgehalten werden. Die Archivierung von Ausdrucken (auch in digitalisierter Form z. B. als PDF-Datei oder Grafik-Datei) reicht nicht aus.
Während die zehnjährige Aufbewahrungspflicht und die Verpflichtung zur Lesbarmachung der Daten innerhalb dieses Zeitraums auch für bereits entstandene Daten gilt, sind der unmittelbare Datenzugriff und der mittelbare Datenzugriff (maschinelle Auswertbarkeit) im Wesentlichen erst für Daten sicherzustellen, die ab dem 1. Januar 2002 anfallen.

Im folgenden die Buchführungsunterlagen für zehn- bzw. sechs Jahre Aufbewahrungsfrist.

Zehnjährige Aufbewahrungsfrist:
• Bücher, Journale, Konten, Auszeichnungen usw. für die Jahre 1991 und früher;
• Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die 1991 oder früher aufgestellt wurden, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen;
• diese Frist gilt bei EDV-gestützten Buchführungssystemen auch für Verfahrensdokumentationen, Handbücher usw. Dabei ist die Aufbewahrungspflicht hinsichtlich der Buchführung auch erfüllt, wenn die genannten Buchführungsbestandteile in gespeicherter Form vorliegen und jederzeit wieder sichtbar gemacht oder gedruckt werden können,
• für Buchungsbelege galt früher eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist; sie ist grundsätzlich letztmals für Belege aus dem Jahr 1991 anzuwenden. Für später entstandene Buchungsbelege gilt ebenfalls die zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Das bedeutet, dass Buchungsbelege aus denn Jahr 1992 erst nach dem 31.Dezember 2002 vernichtet dürfen.

Sechsjährige Aufbewahrungsfrist
• Lohnkonten und Unterlagen (Bescheinigungen) zum Lohnkonto mit Eintragungen aus 1995 oder früher;
• sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen sowie Geschäftsbriefe aus dem Jahr 1995 oder früher.
Die Vernichtung von Unterlagen ist allerdings dann noch nicht zulässig wenn die Frist für die Steuerfestsetzung noch nicht abgelaufen ist (vgl. §§ 169, 170 Abgabenordnung).