Mit dem Dokumenten-Management-System (DMS) können Dokumente (Kundendaten, Auftragsdaten, Berechnungsunterlagen, Leistungsverzeichnisse, Bilddaten, Rechnungsdaten, Auswertungsdaten, Produktdaten) rechtssicher digitalisiert und archiviert werden. Ein DMS ordnet, katalogisiert, schützt vor Veränderung und ist vor allen Dingen benutzerfreundlich. Ein Zugriff auf alle Dateien ist jederzeit und überall möglich.
So kann ein einzelnes neues Dokument aus der Papierform einfach digitalisiert werden. Es wird es eingescannt, das richtige Dateiformat ausgewählt und dann mit einem sinnvollen Namen versehen, in den richtigen Ordner verschoben.
Die Voraussetzung für den Einsatz eines Dokument-Management-Systems und eine regelmäßige Datensicherung sind hochverfügbare Speichersysteme.
Mit der Nutzung des DMS werden nicht nur Wettbewerbsvorteile erreicht, sondern es reduziert auch den Aufwand auf Grund optimierter Arbeitsprozesse und der zentralen, digitalen Dokumentenablage.