Für eine Leistung (z. B. Werkleistung [Handwerkerrechnung], Dienstleistung, Sachleistung [Rechnungsausstellung-Onlineshop]) wird in der Regel eine Rechnung ausgestellt, die eine gegliederte Aufstellung über einen Geldbetrag ist. Sie enthält Angaben über den Aussteller und Empfänger (z. B. Adresse, Firma), die Leistung (z. B. Datum, Art, Menge, Einzelpreise), die Zahlungsmodalitäten (z. B. Bankverbindung, Zahlungsbedingungen). Sie enthält außerdem eine Zahlungsaufforderung.
Die Zahlungsaufforderung wird vo dem Vertragsabschluss abgeleitet (z. B. aus dem Kaufvertrag nach § 433 BGB).
In Deutschland setzt letztendlich das Umsatzsteuergesetz genau fest, was eine gültige Rechnung enthalten muss:
• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bei Kunden aus dem EU-Ausland deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art sonstiger Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag, der Steuersatz und der Bruttobetrag
Eine zusätzliche freiwillige Angabe auf der Rechnung ist der Begriff "Rechnung", auch wenn das keine festgeschriebene Anforderung ist. Dadurch vermeidet man Missverständnisse und grenzt Rechnungen klar von Lieferscheinen, Angeboten und Aufträgen ab.
Damit Kunden Kontakt aufnehmen können, um z. B. noch Fragen zu der erhaltenen Rechnung zu klären, sind die Angabe persönlicher Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mailadresse, Angaben zur Bankverbindung) eigentlich selbstverständlich.
Damit man nicht zu lange auf sein Geld warten muss, obwohl Rechnungen ohne weitere Angaben normalerweise sofort fällig sind, empfiehlt es sich, auf der Rechnung Zahlungsfristen auszuweisen. Das gilt besonders, wenn es sich um Privatpersonen handelt. Sie sollten darauf hingewiesen werden, dass laut BGB 30 Tage nach Fälligkeit oder Zugang einer Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt.
Im Geschäftsverkehr dient die Rechnung
• als Begründung für den Verzug, da der Schuldner einer Entgeltforderung auch ohne Mahnung in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung leistet (§ 286 Abs. 3 BGB)
• als Buchungsbeleg für die Buchführung
• für den Vorsteuerabzug nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG), wenn die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält.
Die Rechnung kann in Papierform oder elektronische Form übermittelt werden. Für eine elektronische Rechnung ist nach dem Umsatzsteuerrecht die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Dies gilt besonders für Rechnungsempfänger, die Unternehmer sind. Gegenüber einer Privatperson (Verbraucher) muss der Unternehmer umsatzsteuerrechtlich oder zivilrechtlich keine Rechnung ausstellen.