Für eine Leistung (z. B. Werkleistung [Handwerkerrechnung], Dienstleistung, Sachleistung [Rechnungsausstellung-Onlineshop]) wird in der Regel eine Rechnung ausgestellt, die eine gegliederte Aufstellung über einen Geldbetrag ist. Sie enthält Angaben über den Aussteller und Empfänger (z. B. Adresse, Firma), die Leistung (z. B. Datum, Art, Menge, Einzelpreise), die Zahlungsmodalitäten (z. B. Bankverbindung, Zahlungsbedingungen). Sie enthält außerdem eine Zahlungsaufforderung.
Die Zahlungsaufforderung wird vo dem Vertragsabschluss abgeleitet (z. B. aus dem Kaufvertrag nach § 433 BGB).
In Deutschland setzt letztendlich das Umsatzsteuergesetz genau fest, was eine gültige Rechnung enthalten muss:
• Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (Unternehmen)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Bei Kunden aus dem EU-Ausland deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art sonstiger Leistungen
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Nettobetrag und der darauf entfallende Steuerbetrag, der Steuersatz und der Bruttobetrag
Eine zusätzliche freiwillige Angabe auf der Rechnung ist der Begriff "Rechnung", auch wenn das keine festgeschriebene Anforderung ist. Dadurch vermeidet man Missverständnisse und grenzt Rechnungen klar von Lieferscheinen, Angeboten und Aufträgen ab.
Damit Kunden Kontakt aufnehmen können, um z. B. noch Fragen zu der erhaltenen Rechnung zu klären, sind die Angabe persönlicher Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mailadresse, Angaben zur Bankverbindung) eigentlich selbstverständlich.
Damit man nicht zu lange auf sein Geld warten muss, obwohl Rechnungen ohne weitere Angaben normalerweise sofort fällig sind, empfiehlt es sich, auf der Rechnung Zahlungsfristen auszuweisen. Das gilt besonders, wenn es sich um Privatpersonen handelt. Sie sollten darauf hingewiesen werden, dass laut BGB 30 Tage nach Fälligkeit oder Zugang einer Rechnung ein Zahlungsverzug eintritt.
Im Geschäftsverkehr dient die Rechnung
• als Begründung für den Verzug, da der Schuldner einer Entgeltforderung auch ohne Mahnung in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Rechnung leistet (§ 286 Abs. 3 BGB)
• als Buchungsbeleg für die Buchführung
• für den Vorsteuerabzug nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG), wenn die Rechnung die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält.
Die Rechnung kann in Papierform oder elektronische Form übermittelt werden. Für eine elektronische Rechnung ist nach dem Umsatzsteuerrecht die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Dies gilt besonders für Rechnungsempfänger, die Unternehmer sind. Gegenüber einer Privatperson (Verbraucher) muss der Unternehmer umsatzsteuerrechtlich oder zivilrechtlich keine Rechnung ausstellen.
Wer die Kosten für Renovierung, Modernisierung oder Reparaturen im privaten Haushalt bei der Steuer absetzen will, muss die Handwerkerrechnung bargeldlos bezahlen. So entschied jetzt der Bundesfinanzhof (Az.: VI R 14/08). Bei Barzahlung gebe es keine Steuerermäßigung. Schließlich wollte der Gesetzgeber mit dieser Vorschrift die Schwarzarbeit bekämpfen. Zur Erinnerung: Ab 2009 sind direkt von der Einkommensteuer 20 Prozent der Kosten, höchstens aber 1.200 Euro absetzbar (bisher 600 Euro).
Die Absetzbarkeit (Abzug bzw. Steuerermäßigung) bezieht sich nur auf die Lohnkosten (Arbeitslohn des Handwerkers) also nicht auf Kosten für das Arbeitsmaterial. Handwerksbetriebe schlüsseln daher ihre Rechnungen genau nach Arbeitslohn und sonstigen Kosten auf. Eine reine Festpreisvereinbarung auf einer Rechnung ist steuerlich nicht begünstigt. Mit dem Handwerksunternehmen sollte daher schon vor der Rechnungstellung über die erforderliche Aufteilung auf der Rechnung gesprochen werden. Als Auftraggeber eines Handwerkers ist darauf zu achten, dass in der Rechnung Arbeitslohn und Arbeitsmaterial einzeln mit getrennter Mehrwertsteuer aufgeführt sind.
Wenn Handwerker in einer selbst genutzten Eigentumswohnung, einem selbst bewohnten Eigenheim oder dem dazu gehörigen Grundstück arbeiten, dürfen 20 % der Arbeitskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dazu gehören auch Anfahrtskosten und Verbrauchsmaterialien.
Absetzen dürfen Sie nur Arbeiten, die dem Erhalt oder der Renovierung dienen – nicht aber solche, die etwas Neues schaffen. Zu den abzugsfähigen Handwerkerleistungen gehören z. B. die kompletten Schornsteinfegerkosten.
Das Finanzamt verlangt eine detaillierte Rechnung über die Leistungen und auf Verlangen ist die Zahlung durch einen Kontoauszug, aus dem sich die Abbuchung des Rechnungsbetrages ergibt, oder durch eine entsprechende Bankbescheinigung nachzuweisen. Die Vorlage einer Durchschrift oder Kopie des Überweisungsträgers reicht im Zweifelsfall nicht aus. Bargeschäfte mit oder ohne Rechnung sind nicht begünstigt (§ 35a Abs. 5 EStG). Eine Barzahlung der Rechnung wird von der Finanzverwaltung selbst dann nicht steuermindernd berücksichtigt, wenn der Handwerker den Geldeingang und dessen ordnungsgemäße Versteuerung bestätigt. Die Bedingung der Zahlung per Bank ist aber erfüllt, wenn die Rechnung vom Konto eines Dritten bezahlt wird (FG Sachsen, Urteil vom 18.09.2009 - Az 4 K 645/09).
Die Finanzverwaltung erkennt ein Geschäftsdokument als Rechnung (§ 14 - Umsatzsteuergesetz) nur an, wenn folgende Angaben vorhanden sind:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (AN - Auftragnehmer)
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers (AG - Auftraggeber)
- Termin der Lieferung oder Leistung
- Ausweisung der angefallenen Lohnkosten
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
- Steuersätze der aufgeschlüsselten Netto-Beträge und die jeweils darauf entfallenen Steuer-Beträge
- Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
- eine einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
Wenn einzelne oder alle Positionen von der
Umsatzsteuer befreit sind, muss dies durch einen zusätzlich Hinweis auf die Rechnung vermerkt werden (z. B. wenn der Aussteller unter die
Kleinunternehmer-Regelung fällt ["
Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG"]).
Kleinbetragsrechnungen (bis zu einem Gesamtbetrag von
150 €) müssen nicht so umfangreich aufgestellt sein. Hier genügen nach § 33 der
Umsatzsteuerdurchführungs-Verordnung folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Ausstellers (AN - Auftragnehmer)
- Ausstellungsdatum
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung
- Bruttobetrag mit dem Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer
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Immer wieder kommt es zu Streitigkeiten über
Abschlagszahlungen von
Werkleistungen. Der
Unternehmer (
AN -
Auftragnehmer) kann nach
§ 632a BGB auch
vor der
Abnahme für in sich abgeschlossene Teile seines Werkes (nach Baufortschritt)
Abschlagszahlungen für die erbrachten vertragsmäßigen Leistungen
verlangen. Der
Anspruch auf Abschlagszahlung ist aber nur fällig, wenn die
Teilleistung vertragsgemäß hergestellt und auch
frei von Mängeln ist. Aber hier beginnt oftmals der Steit, weil es in vielen Fällen fraglich ist, ob auch unwesentliche Mängel den Anspruch auf Abschlagszahlung entfallen lassen.
Jeder Praktiker weiß, dass eine
Werkleistung nie frei von kleineren
Mängeln sein kann bzw. oft der Mangel eine
Auslegungssache ist. Danach würde in vielen Fällen der Anspruch auf Abschlagszahlung unmöglich sein. Wichtig ist also, ob die erfolgte Arbeit der vertragsgemäßen
Werkleistung entspricht. Eine Abnahme oder Teilabnahme ist nicht erforderlich, wenn nichts anderes vertraglich geregelt ist. Wichtig ist nur, dass die in sich abgeschlossenen Teile des Werkes erbracht worden sind.
Nach der allgemeiner
Verkehrsauffassung müssen selbständige und von den übrigen Teilleistungen aus demselben
Bauvertrag unabhängige Leistungen vorliegen, die sowohl in ihrer
Funktionsfähigkeit und hinsichtlich der
vorgesehenen Nutzung abschließend für sich allein beurteilt werden können. So ist z. B. bei dem Einbau einer Heizungsanlage die Kesselanlage montiert oder Teilbereiche inbetriebgenommen worden.
Eine Abschlagzahlung kann für die erforderlichen Stoffe und dafür angefertigte oder angelieferte Bauteile verlangt werden. Hierbei muss der
Auftraggeber (
Besteller) das
Eigentum erlangt haben, so z.B. nach
§§ 946 ff BGB durch den Einbau von Bauteilen, die speziell für das konkrete Bauvorhaben geliefert wurden und/oder
Bauteile, die
in das Bauwerk eingegangen sind (feste Verbindungen mit dem Bauwerk). Der Unternehmer kann aber auch anstelle der Eigentumsverschaffung in Höhe der Abschlagszahlung eine
Sicherheitsleistung meistens durch eine
Bankbürgschaft (§ 232 Abs.2 BGB) erbringen. Da die Abschlagszahlung eine
vorläufige Anzahlung auf die Vergütung für die gesamte
Werkleistung ist und daher ist sie mit dem auf die Gesamtleistung gerichteten Vergütungsanspruch zu verrechnen.
Im Gegensatz zu Abschlagszahlungen gibt es
Vorauszahlungen, die
vor der
Leistungserbringung erfolgen Diese führen in Abweichung zu § 641 BGB zur
Vorleistung durch den Besteller. Insofern sind die Grenzen des § 307 BGB zu berücksichtigen, so dass derartige
Regelungen in
Allgemeinen Vertragsbedingungen möglicherweise
unwirksam bleiben, wenn der Besteller durch die Vorauszahlungspflicht
unangemessen benachteiligt wird.
Bei
Lieferung des Materials
33 bis 50% der
Materialkosten. Danach je nach
Fortschritt der
Montagearbeiten 70 bis 80 % der bereits erbrachten
Lohnkosten. Bei
Fertigstellung (
Abnahme mit Abnahmeprotokoll) und der Beseitigung der erkennbaren Mängel
90 % der
Vertragssumme, da z. B. bei Heizungsanlagen immer noch Arbeiten zu einem späteren Zeitpunkt notwendig sind (z. B. Einstellen der
Regelung in der ersten Heizperiode, Fertigstellen der Rohrdämmungen). Nach der
Erledigung der im
Abnahmeprotokoll aufgeführten Arbeiten wird der
Sicherheitsbehalt fällig, wenn keine Kosten durch evtl. Mängel oder einen Zeitverzug entstandenen sind.
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