Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Die DIN EN 16931*1 "Elektronische Rechnungsstellung" führt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung ein.
*1 Die DIN EN 16931 führt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung ein. Das semantische Modell umfasst nur die wesentlichen Informationselemente, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um die rechtliche (einschließlich steuerrechtliche) Richtigkeit sicherzustellen und die Interoperabilität für den grenzüberschreitenden Handel, den branchenübergreifenden Handel und den Binnenhandel zu ermöglichen. Das semantische Modell darf von Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors bei der Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge angewendet werden. Es darf auch bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen des Privatsektors angewendet werden. Es ist nicht speziell für die Rechnungsstellung an Konsumenten ausgelegt.
Die DIN EN 16931 erfüllt mindestens die folgenden Kriterien:
– sie ist technologieneutral,
– sie ist mit den einschlägigen Internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung vereinbar;
– die Anwendung dieser Norm sollte die Anforderungen an den Schutz von personenbezogenen Daten nach Richtlinie 95/46/EG erfüllen, unter Berücksichtigung der Grundsätze für Privatsphäre und Datenschutz durch Technik ("data protection by design"), Zweckbegrenzung, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit; sie steht mit den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 2006/112/EG in Einklang;
– sie ermöglicht die Einrichtung zweckmäßiger, benutzerfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung;
– sie berücksichtigt die speziellen Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von subzentralen öffentlichen Auftraggebern und anderen Auftraggebern;
– sie eignet sich für die Verwendung bei kaufmännischen Transaktionen zwischen Unternehmen.
quelle: DIN Deutsches Institut für Normung e. V.
Für das von der EU vorgeschriebene Format gibt es aktuell in der Praxis zwei wesentliche Alternativen – den Standard der öffentlichen Verwaltung "XRechnung" und das in der Wirtschaft gängige Format "ZUGFeRD", das in der neusten Version 2.1.1 auch die Vorgaben der Verwaltung erfüllt. Beide Formate können mit einer entsprechenden Software erstellt werden. Ein weiteres Format ist das EDIFACT (EDI-Verfahren).
Nicht nur für die öffentliche Hand, auch für rechnungsstellende Auftraggeber und Lieferanten bringt die E-Rechnung viele Vorteile:
– Einfachere Rechnungsstellung dank klarer und eindeutiger Standards.
– Weniger Fehler dank automatischer Validierung der Rechnung.
– Mehr Transparenz durch Einsehen des Bearbeitungsstatus.
– Weniger Kosten durch Einsparung von Porto & Papier.
– Schnellere Zahlung der Rechnung durch verkürzte Durchlaufzeiten und schnellere Bearbeitung.
– Ortsunabhängige, schnelle und zuverlässige Übermittlung der Rechnung durch digitale Übertragung.
– Innerebetriebliche Effizienzsteigerung.
– Öko-Ressourcen sparen.
Die XRechnung ist ein XML basiertes Rechnungsformat. Hier gibt es keinen für den Menschen lesbaren Teil. Die XRechnung ist das Datenformat für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern wie dem Bund (oder den Bundesbehörden). Gesetzlich basiert sie auf der Richtlinie 2014/55/EU und der Norm DIN EN 16931 und erfüllt alle Voraussetzungen für eine Rechnungsstellung, wie sie die seit 2020 gültige Verordnung vorgibt. Es gibt unterschiedliche Standards, wie die XRechnung eingereicht werden muss. Der Bund und die einzelnen Bundesländer haben jeweils unterschiedliche Lösungen entwickelt.
Dieses Format wird im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern bereits seit einigen Jahren verpflichtend genutzt. Ab 2025 wird die Verwendung elektronischer Rechnungen auch im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen zur Pflicht. Das Datenformat der XRechnung ist rein strukturiert, so dass der Rechnungsinhalt automatisch elektronisch weiterverarbeitet werden kann.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
Das Rechnungsformat wurde mit Unterstützung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) entwickelt. Gesetzlich basiert die ZUGFeRD Rechnung auf der Richtlinie 2014/55/EU und auf der Norm DIN EN 16931.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück derselben Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten - nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem - problemlos möglich ist. PDF und XML müssen die Vorgaben des § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) berücksichtigen, um inhaltlich identische Mehrstücke derselben Rechnung darzustellen. Da die Finanzverwaltung keine konkreten Prüfpflichten bzw. Kontrollmaßnahmen für dieses Verfahren festgelegt hat, ist dem Rechnungssender und dem Rechnungssteller zu empfehlen, eigene Prüfmechanismen zur Sicherstellung der inhaltlichen Identität der beiden Rechnungen einzuführen. Neben den gesetzlichen Regelungen sind auch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), zuletzt vom 28. November 2019, zu beachten.
EDI (Electronic Data Interchange) dient zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen bzw. zwischen den unterschiedlichen (ERP-)Systemen der Geschäftspartner. Dieser erfolgt automatisch gemäß festgelegter internationaler Standards und stets in Form strukturierter, maschinenlesbarer Daten. Klassische Kommunikationswege auf Papierbasis sind auf diese Weise ersetzbar. Dabei ist EDI keine spezifische Technologie. Vielmehr bildet das Zusammenwirken verschiedener elektronischer Prozesse, Austauschprotokolle und Dokumenten-Standards ein EDI-System.
Es gibt zwei grundlegende Arten der EDI-Übertragung:
– Punkt-zu-Punkt- oder Direktverbindungen bei denen zwei Computer oder Systeme über das Internet ohne Vermittler eine Verbindung herstellen, in der Regel mit sicheren Protokollen.
– Value-added Network (VAN): Ein Netz einer Drittpartei verwaltet die Datenübertragung, in der Regel mit einem Mail-Boxing-Konzept.
Die Zulässigkeit des elektronischen Datenaustauschs per EDIFACT (EDI-Verfahren) ist abschließend noch nicht geklärt.
E-Rechnungspflicht
Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen (Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format [PDF, JPG, etc.] übermittelt werden). Eine PDF beinhaltet keinen strukturierten Datensatz) unterschieden.