E-Rechnungspflicht

Mit einer E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehend digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich. Die DIN EN 16931^*1 "Elektronische Rechnungsstellung" führt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung ein.
^*1 Die DIN EN 16931 führt ein semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung ein. Das semantische Modell umfasst nur die wesentlichen Informationselemente, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um die rechtliche (einschließlich steuerrechtliche) Richtigkeit sicherzustellen und die Interoperabilität für den grenzüberschreitenden Handel, den branchenübergreifenden Handel und den Binnenhandel zu ermöglichen. Das semantische Modell darf von Organisationen des privaten und öffentlichen Sektors bei der Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge angewendet werden. Es darf auch bei der Rechnungsstellung zwischen Unternehmen des Privatsektors angewendet werden. Es ist nicht speziell für die Rechnungsstellung an Konsumenten ausgelegt.
Die DIN EN 16931 erfüllt mindestens die folgenden Kriterien:
– sie ist technologieneutral,
– sie ist mit den einschlägigen Internationalen Normen für die elektronische Rechnungsstellung vereinbar;
– die Anwendung dieser Norm sollte die Anforderungen an den Schutz von personenbezogenen Daten nach Richtlinie 95/46/EG erfüllen, unter Berücksichtigung der Grundsätze für Privatsphäre und Datenschutz durch Technik ("data protection by design"), Zweckbegrenzung, Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit; sie steht mit den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 2006/112/EG in Einklang;
– sie ermöglicht die Einrichtung zweckmäßiger, benutzerfreundlicher, flexibler und kosteneffizienter Systeme zur elektronischen Rechnungsstellung;
– sie berücksichtigt die speziellen Bedürfnisse von kleinen und mittleren Unternehmen sowie von subzentralen öffentlichen Auftraggebern und anderen Auftraggebern;
– sie eignet sich für die Verwendung bei kaufmännischen Transaktionen zwischen Unternehmen.
quelle: DIN Deutsches Institut für Normung e. V.

Ab 1. Januar 2025 wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen (in der Gesetzesbegründung auch als E-Rechnungen bezeichnet) und sonstigen Rechnungen (Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format [PDF, JPG, etc.] übermittelt werden). Eine PDF beinhaltet keinen strukturierten Datensatz) unterschieden.
Der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr^*2 ist ohne vorherige Zustimmung bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025.

Aber - Nichts wird so heiß gegessen, wie es gekocht wird.

Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.

^*2 Die Abkürzungen B2A (B2G), B2B, B2C, A2A und A2C bezeichnen die Arten der Geschäftsbeziehungen.
• B2A (Business to Administration) und B2G (Business to Government) beschreibt die Beziehung zwischen einem Unternehmen und einer Behörde. Damit ist die geschäftliche Beziehung aber auch die Kommunikation gemeint. Demnach kann ein Unternehmen mit einer öffentlichen Verwaltung Informationen austauschen oder eine geschäftliche Beziehungen eingehen.
• B2B (Business to Business) ist die Geschäftsbeziehung von mindestens zweier Unternehmen gemeint und es können verschiedene Leistungen und Konstellationen auftreten. So können Dienstleistungen angeboten werden oder aber auch Güter zwischen zwei Unternehmen vermittelt werden. Es gibt Firmen, die sich hauptsächlich auf den B2B Markt spezialisieren. Je nach Branche können hier größere Handelsvolumen auftreten, als bei einem B2C Geschäftsmodell. Das B2B Modell grenzt sich oft vom B2C Modell ab, bei dem der Konsument direkt angesprochen wird.
Mit B2B Marketing ist gemeint, dass die Marketingmaßnahmen darauf ausgerichtet sind, dass man damit andere Firmen anspricht. Es geht dabei vor allem, wie die Werbung konzipiert ist um neue Firmen-Kunden zu erhalten. Die Prozesse und Ansätze sind dabei ähnlich wie beim B2C Marketing, allerdings kann deutlich mehr Zeit vergehen bis es zu einem Abschluss kommt, da mehr Entscheidungsebenen durchlaufen werden müssen.
• B2C (Business to Consumer) beschreibt die Geschäftsbeziehung zwischen Unternehmer und Einzelperson, wobei eine Firma etwas an einen Konsumenten vertreibt. Das Unternehmen geht in seiner Ansprache direkt auf den Einzelkonsumenten ein. Im Vergleich zum B2B Markt, ist der B2C Markt deutlich größer. Wenn man selbst als Privatperson unterwegs ist, dann ist der B2C Markt der am häufigsten anzutreffende Markt für einen selbst.
Bei B2B unterhalten Firmen Geschäftsbeziehungen zu anderen Firmen. Die Unternehmen versuchen also vor allem auf dem Geschäftsweg zu anderen Firmen ihre Produkte und Leistungen zu vertreiben. und bei B2C versucht eine Firma, welche den B2C Ansatz verfolgt, den Absatzweg über Einzelkonsumenten zu gestalten. Die Leistungen und Produkte werden also an Einzelpersonen verkauft.
Der B2B Markt ist deutlich kleiner als der B2C Markt. Das bedeutet aber nicht, dass dies weniger lukrativ ist. Im Gegenteil, es kann auch bedeuten, dass man nur wenige Firmenkunden benötigt um gute Umsätze zu erzielen. Dies hängt immer vom Einzelfall ab.
• A2A (Administration to Administration) bezeichnet die Beziehung von Behörden untereinander. A2A ist nicht so geläufig aber taucht in folge der Digitalisierung von Behörden immer häufiger auf. Das Thema E-Government, also das Behörden alle Prozesse online abwickeln, soll in Deutschland künftig einen großen Stellenwert einnehmen.
• A2C (Administration to Consumer) beschreibt die Beziehung zwischen Behörden und Privatpersonen. Die Behörde unterhält für die Einzelperson oft Angebote und Leistungen, die für die Privatperson verpflichtend sind (z.B. die Ausstellung eines Personalausweises).
quelle: affiliateschool.de, Christopher Hauff