Geschäftliche Unterlagen muss jeder Gewerbetreibende nicht nur im eigenen Interesse sondern auch nach dem Steuer- und Handelsrecht über einen bestimmten Zeitraum (sechs und zehn Jahre) aufbewahren.
Auch Privatleute haben nach dem Steuerrecht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht. Diese bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Dazu gehören sämtliche Bauleistungen, Planerunterlagen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Grenzbebauungen. Ein Hinweis auf diese Aufbewahrungspflicht muss in der Rechnung (UStG) angegeben werden. Der Hintergrund liegt u. a. in der Bekämpfung der Schwarzarbeit. Alle Unterlagen, die handwerkliche Leistungen beinhalten, besonders die die einer Gewährleistungspflicht unterliegen, sollten bis zu fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
Es reicht nicht aus, diese Unterlagen in verschiedenen Ordnern auf dem Computer abzuspeichern. Sie müssen in Papierform und als Original greifbar sein. Die Redensart "Ordnung ist das halbe Leben" kann mit richtig beschrifteten Ordnern einfach umgesetzt werden.