Homeoffice

Homeoffice (Telearbeit) ist eine flexible Arbeitsform, bei der die Beschäftigten einer Firma ihre Arbeit vollumfänglich oder teilweise aus dem privaten Umfeld heraus ausführen. Die Telearbeit darf nicht mit der Heimarbeit verwechselt werden, weil die Beschäftigten zwar ebenfalls von zuhause aus tätig sind, aber oft auf Honorarbasis beschäftigte Selbständige arbeiten.

Mit Homeoffice lassen sich nicht nur die Arbeit und Familie besser vereinbaren, sondern auch die Produktivität im Unternehmen erhöhen und Kosten senken. Schon vor der Corona-Pandemie 2020 setzte der Mittelstand auf Homeoffice. Vor der Corona-Pandemie haben nur 39 % der Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice gesetzt, inzwischen arbeitet jeder zweite Berufstätige (49 %) ganz oder teilweise zu Hause.

Bei dem Homeoffice unterscheidet man verschiedene Formen:

• Die Teleheimarbeit wird in Vollzeit aus dem Homeoffice verrichtet. Es wird also ausschließlich von Zuhause aus gearbeitet.
• Bei der abwechelnden Teleheimarbeit, die häufigste Form der Telearbeit, haben die Beschäftigten sowohl einen Arbeitsplatz im Unternehmen als auch ein Homeoffice. Zwischen dem Büro am Betriebsort und dem Homeoffice können die Beschäftigten bedarfsgerecht wechseln. Dabei bieten viele Unternehmen Büroarbeitsplätze an, die abwechselnd von mehreren Beschäftigten genutzt werden. Das wiederum erfordert frühzeitige Absprachen und eine gute Organisation (HRM¹). Die Arbeitsweise kann die laufenden Kosten deutlich senken und schon durch weniger Fahrten die Umwelt entlasten.
• Bei der mobilen Telearbeit bewegt sich der Arbeitsplatz mit dem Arbeitnehmer. Dies ist z. B. im Vertrieb oder in Branchen mit hohem Reiseaufkommen der Fall. Dabei nutzen die Mitarbeiter auch unterwegs die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens, z. B. um auf Kundendaten oder interne Unterlagen zuzugreifen.

Die Telearbeit bzw. das Homeoffice wird in vielen Branchen schon seit einigen Jahren mehr oder weniger durchgeführt. Im Handwerk war es bisher fast nie eine Option. Hier wurden höchstens Bürokräfte zuhause eingesetzt, aber auf der Baustelle oder beim Kunden ist das nicht möglich. Durch die Corona-Pandemie haben nun viele Handwerker unerwartet Probleme bekommen. Viele vorhandene Aufträge sind kaum planbar und die Unsicherheit der Kunden kann auch das Handwerk teuer zu stehen kommen. Daher stellen sich nun viele Firmen die Frage - Was ist möglich?

Die aktuelle Lage bietet die Möglichkeit, sich etwas genauer mit den Arbeitsabläufen im Betrieb auseinanderzusetzen. Diese Situation ist für den überwiegenden Teil der Handwerker ungewohnt. Sie erfordert eine neue Abstimmung und neue Methoden, sich zu organisieren und zusammenzuarbeiten. Für die Arbeit in Teams ist der Zugriff auf Dateien besonders wichtig. Je besser der Betrieb digitalisiert ist, desto leichter fällt ihm dieser Schritt. Es gilt, elektronischen Zugriff auf die relevanten Informationen und Unterlagen zu haben und wo immer möglich digitale Prozesse zu nutzen.

Hierzu sollten die Mitarbeiter einen Laptop zur Verfügung haben, denn mit einem Smartphon ist das eine Fummelei. Außerdem müssen die Mitarbeiter auf die Dateien im Büro zugreifen können. Das funktioniert über einen VPN-Client¹, den man z. B. mit etwas Hilfe unter Windows 10 einrichten kann.

Das Homeoffice bietet die Gelegenheit, Teams und Projekte zu organisieren. Auch in Kleinstbetrieben gibt es Pflichten zur Dokumentation und Aufbewahrung von Daten, denen Sie nachkommen müssen. Tools wie z. B. MeisterTask ermöglichen eine einfache und intuitive Projekteverwaltung. Projekte und Aufgaben erstellen und zuweisen, Dokumente anhängen, Chatfunktion mit Benachrichtigungen und vieles mehr kann damit genutzt werden. Durch das Freemium-Modell können kleine Betriebe kostenlos oder für wenig Geld mit der Software arbeiten. Damit wird sichergestellt, dass die Lösungen nicht wieder vergessen wird, wenn der Baustellenbetrieb wieder voll anläuft.

Da ein Arbeitnehmer kein Recht auf Homeoffice hat und der Chef ein Homeoffice nicht anordnen kann, muss man sich einigen, wenn es von einer Seite gewünscht wird.

Im Homeoffice gilt auch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Deshalb gelten die Regelungen zu Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit. Der Arbeitgeber sollte auf die Einhaltung dieser Vorschriften hinweisen und zudem ein Regelungsmodell für die Zeiterfassung finden, während die Mitarbeitenden nicht im Betrieb sind.

Alle Konditionen bezüglich der Tätigkeit im Homeoffice können mit dem Arbeitgeber mündlich vereinbart werden. Damit es später nicht zu Missverständnissen und Konfrontationen kommt, empfiehlt es sich, die einzelnen Regelungen schriftlich festzuhalten. Ein bestehender Arbeitsvertrag bleibt für das Homeoffice bestehen. Hier sollte nur eine Zusatzvereinbarung verfasst werden.

Diese Bedingungen sollten mindestens schriftlich festgehalten werden:

• Anwesentheitszeiten im Betrieb
• Feste Tage und/oder frei einzuteilende Arbeitszeit im Homeoffice
• Die Tage und/oder Stunden pro Woche
• Zeiten an denen erreichbar sein muss
• Die Kommunikationsart (stabile und schnelle Internetverbindung, E-Mail, Telefon [Festnetz und/oder Handy?], Skype)
• Arbeitszeiterfassung - ja oder nein?
• Arbeitsplatzausstattung und wer ist dafür zuständig
• Umgang mit den gestellten Arbeitsmitteln
• Nutzung der betrieblichen Arbeitsgeräten (privat erlaubt oder untersagt)
• Einhalten des Datenschutzes
• Zugangsrecht des Arbeitgeber zur Wohnung, wenn ja, welche Ankündigungsfristen?

In Deutschland gibt es zur Zeit kein gesetzlich verankertes Recht auf Homeoffice (Telearbeit). Bis der Referentenentwurf (Gesetzes zur mobilen Arbeit [Mobile Arbeit-Gesetz - MAG]) des Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zum Gesetz wird, sollten beide Vertragpartner (AG und AN) eine zusätzliche Vereinbarung aufstellen und im Arbeitsvertrag aufnehmen.

Vorher sollte man sich aber erst einmal über die Vor- und Nachteile des Arbeitgebers bzw. Arbeitnehmers im Klaren sein.

Für das Arbeiten im Homeoffice sind hauptsächlich die Verordnung über Arbeitsstätten (Arbeitsstättenverordnung [ArbStättV]), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und die Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) einzuhalten.

Der Arbeitgeber muss den erforderlichen Arbeitsplatz bereitstellen und die hierbei entstehenden Kosten tragen. Arbeitnehmer und Arbeitgeber können aber vereinbaren, dass der Arbeitnehmer mit seinen eigenen Büromitteln (eigenen PC und Telefon-/Internetanschluss) arbeitet. Er kann vom Arbeitgeber jedoch die hierdurch entstehenden Kosten ersetzt verlangen. Dies betrifft z. B. die anteiligen Kosten für den Telefonanschluss, für die Anschaffung von PC und Büromaterial, für die Miete des häuslichen Arbeitszimmers und für Strom und Heizung. Hier ist eine klare vertragliche Zusatzvereinbarung notwendig. In der Praxis vereinbaren Arbeitnehmer und Arbeitgeber hierzu regelmäßig eine Kostenpauschale.

Der Arbeitgeber kann die zeitliche Lage der Arbeitszeit im Rahmen der arbeitsvertraglichen Vereinbarungen festlegen und damit z. B. die Erreichbarkeit der Arbeitnehmer während bestimmter Kernarbeitszeiten sicherstellen. Auch die maximale Arbeitszeit, die Pausenzeiten und die Ruhezeiten sind einzuhalten. Die Arbeitszeit muss nach der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) auch im Home Office aufgezeichnet werden.

Auch für die arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften ist der Arbeitgeber zuständig. Er muss sicherstellen, dass ein für die Tätigkeit geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung steht und darauf achten, dass die Schutzvorschriften eingehalten werden.
Wenn der Arbeitnehmer an den arbeitgeberseitig überlassenen Gegenständen Schäden verursacht, gelten die allgemeinen Grundsätze zur begrenzten Arbeitnehmerhaftung. Der Arbeitnehmer haftet dabei grundsätzlich für einen entstandenen Schaden nur dann in voller Höhe, wenn er diesen vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht hat. So kommt es bei einer mittlerer Fahrlässigkeit zu einer anteiligen und bei einer leichten Fahrlässigkeit zu keiner Haftung.

Der Versicherungsschutz der gesetzlichen Unfallversicherung gilt auch bei einer Tätigkeit im Homeoffice. Ein versicherter Arbeitsunfall liegt dann vor, wenn sich der Unfall während der Verrichtung einer versicherten Tätigkeit ereignet. Im Einzelfall ist daher zu prüfen, ob die konkrete Tätigkeit hauptsächlich betrieblichen Interessen diente oder privatnützige Zwecke des Arbeitnehmers im Vordergrund standen. Eine zeitlich und räumlich ganz geringfügige Unterbrechung der betrieblichen Tätigkeit beeinträchtigt den Versicherungsschutz nicht.